其实您懂项目管理(一)

    前一阵子,在一个外训课程上认识了一位医界的朋友,他是一家医院的院长,员工人数不是很多,大约就20人左右。

    在交换名片的时候,我向他介绍了我讲师的工作,他很好奇什么是PMP,于是我就费了一番功夫向他解释。结果没想到,院长不像一般人那样害怕这个怪名词,反而对「项目管理」这个主题更有兴趣了。于是我就在想,该怎么向他说明,他才会一听就懂呢?

    几秒钟后,我决定用他自己周遭的故事来跟他说明到底什么是「项目管理」。

    启动项目、指定负责人

    我:「院长,您的员工里头有谁是您觉得办事最靠谱、最能让您安心的?」他不假思索立刻就说:「有啊,有位绰号叫做『橘子』的同仁,热血、细心,逻辑观念又相当不错,去年帮我为全院办了一个烤肉趴,办得不错,大家都玩得很开心。」

    我:「院长,您说她『帮』您办这个活动,那您是怎么交代她这件事的呢?」

    授权、设定制约因素

    院长:「我就很简单地跟她说,中秋节前夕要办个活动,预算差不多是十万,不够的话再跟我说。我还跟她说:『你可以调动其他同仁帮忙妳,不然我怕妳忙不过来。』就这样。然后,她就把所有事情都搞定了。连在院内留守无法参加活动的同仁也蛮开心的,真是神奇了!」

    我:「院长,这烤肉趴其实就是您授权并且启动的一个『项目』,而橘子就是您指派的『项目经理』,同时您还给了她人力调度和预算动支的授权了喔。」院长瞪大着眼睛看着我:「蛤!?这样也算是一个项目啊?」

    我:「是啊!而且您自己其实就是这个项目的『赞助人』,也有人说成是『发起人』。因为只有像您这样的『高阶主管』才能够有决策权给人、给钱,以及订定活动的目标日期。」「这样说好像也对。」院长小声地喃喃自语。

    我继续说:「橘子就就像是这个项目的大总管,『总管』就是什么通通都管,对吧?」「对对对,你说的没错啊!她就像是个办事靠谱的大总管,有她就搞定所有的事情!这让我很放心啊!」院长哈哈大笑地说。

    当责、搞定一切

    我:「项目经理其实就是领导的分身,需要站在領導的角度和视野来帮領導管理一个个的项目的。因为領導没办法有这么多时间关注、管理这么多大大小小的项目,所以才会需要很多靠谱的分身来帮領導忙啊!」「你真是了解当領導的辛苦啊!」院长直点头地说。

    院长继续说:「你这样形容我就懂了,难怪你刚才说项目经理这个角色很重要,现在很多重视项目管理的公司都会要求项目经理要懂一定程度的管理知识、工具和技巧,而PMP证照就是在为这个部分把关,对不对?」

    「不愧是院长,您真是聪明,一点就通喔!」我狗腿地回答。



    (以上故事纯属虚构,如有雷同,纯属巧合)

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