「在我们回到谈工作的先后次序之前,我们还要谈一个东西,也是属于人资管理的一部份。」
「还有啊!」
「是啊!这东西叫做『责任分派矩阵』,Responsibility Assignment Matrix,又叫做RAM,不过这可不是计算机里面的那个内存喔。」
团队成员的角色是什么?
「英文缩写就是这么麻烦,常常都是一大堆词的缩写都长得一样…」
「院长,您那些医药名词才让我们这些外行人雾煞煞哩!」
「哈哈哈,也是。」
「说到RAM,其实也不过就是一张表格,里头把WBS的每个工作包(交付目标)跟人有关的角色,像工作包该是『谁负责做』、『谁负责任』、『可以咨询谁』、『谁又该被知会』这四种角色列出来而已。因为这四种角色的英文就是Responsible、Accountable、Consult、Inform,所以这种形式的责任分派矩阵表格又称为『RACI责任分派矩阵』。」
「喔~~~所以,如果说我想要知道某个WBS的工作包是谁负责的(负责任),只要查查这张表就知道了嘛!」
「对!除了可以查WBS的字典之外,这个RACI表比较聚焦在人身上。WBS字典我们等会儿再谈。这个RACI表内的每个工作包『负责任』的人只能有一位,不然,到时候工作包绩效的责任就会厘清不了,就像『三个和尚挑水没水喝』的道理是一样的。而『负责做』的这个角色,当然至少得有一个人啦,多个人也是可以的!『负责任』的人当然也可以同时是『负责做』的人。至于C和I两种角色就可有可无了,只是通常PM会被放在I的角色内。」
「所以PM也可以是工作包『负责任』的角色吗?」
PM的角色是什么?
「其实,最好PM只对整个項目来负责,也就是只对WBS最上面那个『最终交付目标』来『负责任』,而且最好也不要担任其他工作包的『负责做』的角色。其他的工作包或是中间层的交付目标,都应该尽量给别的团队成员去『负责任』和『负责做』。这样一来,PM才能抽身出来,用有别于其他团队成员的高度,来监控、协调整个項目的进展。不然整个团队很容易就会陷入无人指挥、瞎忙一场的乱象喔!」
「如果PM既不『负责任』也不『负责做』,这样PM不就好像没做什么事的感觉了呢?」
「院长您说的没错,一般人都会有这样的错觉和误会。其实,像項目的规划、计划书的撰写、报告的撰写、会议的主持,以及实时的风险和項目绩效监控等,这些比较宏观性质又很花时间的工作,通常只有PM才最合适去『负责做』的,其他的成员应该很不容易上手胜任的。更何况,院长您还记得,我们刚刚有谈过『沟通占据PM约80%左右的时间』吗?」
「是啊!我记得。所以PM的工作内容性质,真的跟其他成员很不一样啊!」
「既然沟通占据PM这么多时间,那有了这种RACI的责任分派矩阵表,每个团队成员不就都可以自己去查询,自己在項目中所需担任的角色了,这样不也就节省了大量的沟通时间了吗?」
「对吼!」
WBS也是团队沟通的基础
「所以说,虽然责任分派矩阵表面上看起来,好像只是把WBS上,每个工作包所指派的人力角色,整理出来而已,其实,它对于整个团队的沟通效率的提升,也是非常大的。院长,您发现了吗?WBS不仅仅跟干系人、範圍、时间、成本、人资、采购相关,现在又跟沟通扯上关系了耶!」
「真是想不到,WBS真的是項目很重要的基础…」
「对啊!没有WBS,就没有RACI,团队成员就无法知道该做何事、何时该开始、何时该结束、该负何责、该通知谁、遇到困难又可以问谁,那可是会天下大乱的。」
院长此时,似乎已经对項目管理的复杂,有新的一层体会:「威廉兄,我大概可以体会为什么要有PMP证照这回事了!这項目管理的领域牵涉这么广泛,如果没有一个系统化的知识和做法,要是碰上大一点的項目,肯定会搞得人仰马翻的啊!」
「是啊!院长。烤肉趴还算是很简单、很小的項目而已啊!我们还没谈到质量和风险的控管呢!」
「蛤~还有喔。」
「当然啰!」
(以上故事纯属虚构,如有雷同,纯属巧合)