Scrum,敏捷,專案管理,PMP,領導統御,甘特圖,排程軟體

    其实您懂项目管理(二)

    https://www.google.com.tw/url?sa=i&rct=j&q=&esrc=s&source=images&cd=&cad=rja&uact=8&ved=0ahUKEwicoOvEiaHLAhVJHJQKHWCXAGgQjRwIBw&url=%2Furl%3Fsa%3Di%26rct%3Dj%26q%3D%26esrc%3Ds%26source%3Dimages%26cd%3D%26cad%3Drja%26uact%3D8%26ved%3D0ahUKEwicoOvEiaHLAhVJHJQKHWCXAGgQjRwIBw%26url%3Dhttp%253A%252F%252Fwww.secretchina.com%252Fnews%252F14%252F04%252F21%252F538004.html%253F%2525E3%252580%252590%2525E7%2525BF%2525B0%2525E9%25259D%252592%2525E9%25259A%25258F%2525E7%2525AC%252594%2525E3%252580%252591%2525E5%2525AE%2525B0%2525E7%25259B%2525B8%2525E4%2525B8%25258D%2525E7%25259B%252596%2525E7%2525AB%2525A0%252520%2525E5%25259C%2525A3%2525E6%252597%2525A8%2525E6%252598%2525AF%2525E2%252580%25259C%2525E5%2525BA%25259F%2525E7%2525BA%2525B8%2525E2%252580%25259D(%2525E5%25259B%2525BE)%26psig%3DAFQjCNEsqVAyYyJcdq2MicaqApUtNhesZg%26ust%3D1456976217827514&psig=AFQjCNEsqVAyYyJcdq2MicaqApUtNhesZg&ust=1456976217827514
     [承上篇]

    院长被我这么一亏,有点不好意思:「没有,没有,别这样讲,哈哈哈。」其实他还是蛮开心的,呵呵。

    「院长,您刚刚说您只是给了她一些指示,之后,她就把所有事情都搞定了,难道一直到活动举办前,她都没有再去烦你吗?」

    「当然有啊!啊,不是,也不算是来烦我,她就是比较常会要我核准她的计划或是给她建议,诸如此类的啦。」

    「喔,那她的计划长得什么样子,方便谈谈吗呢?」

    項目的宪法

    「那有什么问题。」接着,院长拿出他的平板计算机,滑了几下,打开了一封email给我看:「这是我交代她的那一天当天下班时她写给我的信,说是要请我回复确认。」

    信件内容大约是这样:

    • 活动名称:中秋烤肉联欢活动
    • 活动目的:联络同事感情庆祝中秋
    • 时        间:9/25 (中秋节前两天)
    • 地        点:香香烤肉园区 (医院附近半个小时车程)
    • 预        算:新台币五万元
    • 人        数:约20人
    • 成功定义:准时举办、不超支,且「五阶满意度调查」平均分数四分以上 (含四分)。

    「院长,您回给橘子的这封信,其实就可以算是所谓的『項目章程』了喔,算是一个正式授权的文件,就像是您下给她去全权执行这个項目的圣旨一样。」

    院长:「ㄝ,别把我说得像是个专制的皇帝似的,我很开明的。」

    「哈哈哈,院长,您别误会,我只是打个比方而已。其实,橘子知道您很忙,通常只能口头交办事情,但是您也知道,事情久了之后容易忘记、漏掉,最好还是有个书面的东西留下来作为纪录比较好,所以呢,橘子小姐就代替您起草这份『項目章程』,再给您签核回复,这可是一般企业内很常见的做法喔。就像公司章程是公司运作的宪法大纲一样,項目章程就是項目运作的宪法。您这位橘子小姐虽然没有讲这些专有名词,可是她做的这些动作,精神可都有到位呢。请问她有PMP证照吗?」

    「这我倒不是很清楚耶,等我回去再问她看看。」

    辨识干系人

    办活动嘛,免不了就是要吃喝玩乐一番。这位橘子小姐的做事方法还蛮有逻辑性的。紧接着,院长打开了另外一封信给我看:「威廉兄,这是她在活动办完之后,把所有相关文件都打包好的结案报告ZIP压缩文件。因为活动办得很好,加上我也没有太多时间,所以我就没有一个一个档案都打开来详细看啦。刚好趁这个机会,你就顺便帮我看看,说说这里头又有哪些項目管理的相关观念好了。」

    「没问题,我看看。」我检视了一下ZIP里头的档案,有个活动参加者名单,里头列出了每个人的食物忌讳,像是有些人不吃猪肉、牛肉、羊肉、海鲜,还有些人是不能吃辣的。不仅如此,列表上面还有纪录哪些人爱唱歌,爱喝酒…。

    「院长,您看看这份清单,这其实就是所谓的『干系人登记册』。橘子把所有可能会影响活动,或者是被活动影响的人都列上来了,这些人就是这个項目的『干系人』。而且,橘子在这个清单里头还收集、纪录了大家的一些『基本需求』喔。」

    院长看了一下这个清单:「咦?为什么留守的同仁也列上来啊?他们又没有参加活动?」

    「院长,留守的同仁虽然无法参加活动,但是他们也受到这个活动的『影响』啊!您想想看,其他人在当天都开开心心地去烤肉、唱歌,而他们却要留守,就算是口头上不说,他们的心里头会不会有些不是滋味呢?」

    「嗯,应该多多少少吧!」院长微微点点头。

    「对啊,所以他们也是跟这个項目有『利害关系』的,也要被注意到和被照顾到啊!橘子心很细喔。」

    我接着继续说:「院长您看,橘子在『角色』这个字段把这四个同仁列为『协办人』,连同橘子本人这个PM,这个活动就总共有五个人在执行,这几个人就是这个項目的『管理团队』。」

    「嗯,我懂了,那其他人的角色就是『队友』,对吧?」

    「您说对了一半。这清单里,只要有参与协助活动举办的人都算是队友,也就是『項目团队成员』。不但如此,所有最后参与同欢的同仁们还都是『客户』的角色。还有,您有发现这清单上还有『香香烤肉园区联络人』和『欢乐那卡西联络人』吗?」

    「对吼,他们又不是院内的同仁,为什么也要列入这个清单啊?」

    「院长,『香香烤肉园区联络人』和『欢乐那卡西联络人』会不会影响到活动的成败?」

    「当然会啊,要是说万一场地没协调好,或是那卡西当天唱的很俗、很难听,那活动一定就会很惨的啊!」

    「没错!所以这两个联络人虽然不是您院内的同仁,但是他们对这个項目的成败的『影响力』,其实还是非常大的,当然就得列为『干系人』啰,而且在分类上算是『外部』的干系人啊。」院长点点头:「原来如此。」

    成败根本在于人

    院长继续说:「那既然是这样,院方出钱,请同仁们中秋同欢,同仁们应该都会很开心才对啊,怎么这清单上还会要有『支持、中立、反对』这种分类字段啊?这算是多余的了吧?」

    「其实不然。对于不喜欢热闹的同仁们,会不会其实是『反对』的呢?而那些要留守的同仁们,可能大多数会是『中立』的态度,但会不会也有少数人,心里其实是因为忌妒而『反对』的呢?」

    院长:「怎么会?应该不会有人这样想吧?就算有,应该也不至于暗中搞破坏吧?」

    「您真的确定吗?」我贼贼地看着院长。院长被我这么一问,倒是像突然被电到一样。

    「啊!我想起来了。这次的活动还真的是有一点小波折。就是有谣传说这次办的活动经费很充裕,主办团队都乱花钱之类的。不过最后活动结束后,大家都很满意,谣言也就不了了之,销声匿迹了。你的意思是说…」

    我慢慢点了几次头:「没错,您猜对方向了。」

    「哎呀!我还是很难相信会有这种事情啊!」院长显得很惊讶。

    「当然啦,没凭没据的,我们也不能随便影射他人就是了。但是如果能够事先找出这些态度倾向于『反对』这个活动項目的人,再加以适当的疏导、沟通,和管理,也许这谣言就不会发生了。不过话说回来,这种事情很敏感,也许橘子早就已经这样做了,这才让反对的阻力化解到只剩下谣言,只不过她不能把这些东西『写出来』罢了。」

    院长恍然大悟:「办个活动而已,还要注意这种事情啊,真的是…」

    「对啊,所以说項目管理这种事情,看似简单,其实要做好,真的不是这么容易。尤其是人的管理啊!」



    (以上故事纯属虚构,如有雷同,纯属巧合)

    相关文章: