《EZ高效專案規劃與應變力-軟體工具實戰》一日班簡章

    課程宗旨
    從逾百個專案的管理實務經驗,以及與數千位學員的課程互動當中,威廉老師發現,許多人在專案相關工作的議題上,都有著相似的痛點,可是卻大都不了解此些痛點的根本原因所在,更不知道該如何避免或解決這些痛點,例如,
    1. 缺乏良好計畫:誤信「計畫趕不上變化,先做再說」,不知有詳盡計畫才能應付各種變化
    2. 不當使用軟體:使用不當軟體(如,Excel)或不當使用某些軟體功能來管理專案(如,設定所有任務的開始與結束日期),反而扼殺了借助軟體來提升專案規劃與應變能力的美意。例如,無法利用軟體來動態模擬一或多個任務的新增、時程的展延或壓縮等變化情境,以即時獲取這些變化對專案整體時程與成本的影響,做資源配置最佳化決策,並據此展現強大專業,向團隊與主管溝通,取得高度支持。
    3. 未能掌握學習重點:以為需要花費大量時間學習繁雜軟體功能,不知其實只要用對少數關鍵功能即可快速有效管理好多數的專案
    4. 無謂的品牌迷思:迷信付費專案管理軟體,不知免費軟體功能足以有效因應多數實務需要。
    以上症狀,多半肇因於對專案管理知識與軟體工具應用技巧缺乏正確的認識,因此導致多數專案無法快速產出詳盡計畫、難以迅速確實應變、無法準時完成應有的成果,甚至併同衍生許多原可避免的跨部門溝通障礙與衝突,實屬可惜。

    有鑒於此,威廉老師特別精心設計了此門課程,期能協助專案的管理者與參與者們,輕鬆快速提升專案規劃與執行相關工作效能,也能一併妥善管理個人的工作任務,進而提升組織全體的執行力與競爭力。

    課程特色

    課程以多個影片情境為題,讓學員從中分析、探索相關專案資訊,再利用簡單好用的免費排程軟體逐步引導學員建構出完整的專案計畫Project plan),包括,工作分解結構(WBS)、甘特圖(Gantt chart)、里程碑(Milestones)、活動清單(Activity list)、資源配置狀態與負荷(Resources and loadings)等,並對專案執行過程中常見的各種變化情境進行應變操演,做出最佳決策

    課程不止可讓學員學到軟體工具的正確應用,還能學到相關業界實務經驗。此外,課程更透過分組討論、提問搶答、隨機發表等教學手法,激發學員的學習專注與熱忱,既實用又有趣,讓學員實際體驗用對觀念、用對軟體、用對功能,所提升的巨大生產力,讓落實應用到工作成為一件輕鬆無負擔,自然而為的事。

    課程目標

    學員將從這堂課當中學習到以下的知識與技巧(但不限與此些項目):
    1. 如何利用軟體來快速產出專案計畫
    2. 如何利用軟體合理有效壓縮專案時程。
    3. 如何利用軟體動態模擬分析,任務的時程展延對整體專案時程與成本的影響,以做最佳資源配置決策,並據此展現強大專業,向團隊與主管溝通,取得高度支持
    適合對象
    本課程適合以下對象,但不限於此些類別:
    1. 想利用軟體大幅精進專案規劃與應變能力的專案經理
    2. 想利用軟體提升產品管理時程規劃與應變能力的產品經理
    3. 想了解專案經理的整體專案作戰計畫,知道自己為何而戰的專案團隊成員
    4. 想提升時間管理和工作效率的個人工作者
    課程大綱
    單元
    內容               
    授課方式
    一、基礎專案管理知識與軟體設定
    任務 Task/Activity)與里程碑Milestone
     FSSSFFSF相依性Dependency
     軟體環境顯示方式設定
     設定甘特圖(Gantt chart表單的欄位顯示數量與順序
     設定專案的屬性:名稱、描述、超連結
     設定專案行事曆Project Calendar):上班日、例假日、加班日、節日
     講授
     上機演練
    二、情境演練:建立里程碑群組與意外求生專案計畫
     如何建立一個任務並設定其時間Duration
     如何建立一個里程碑
     如何建立一個群組
     如何在時間軸上一次平移整個專案
     建立一個探險專案計畫
     如何批次設定大量任務探險專案計畫
     如何批次設定大量任務的FS相依性Finish to Start
     如何設定任務(或里程碑)與任務(或里程碑)間的各種相依性
     如何設定任務間相依性的延遲時間前置時間
     建立一個意外求生專案計畫與其醫療子專案計畫Sub-project
     講授
     個案情境
     上機演練
     上機小考
     隨機發表
    三、基礎專案管理知識與情境演練:建立多成果子計畫
     成果Deliverablesvs. 任務
     從影片情境探索一個專案應產出的成果及其相關任務
     如何建立並區分成果任務
     如何設定成果驗收條件
     意外求生專案計畫之內建立糧食生產子專案計畫(多個成果)
     更新里程碑群組
     影片情境
     小組搶答
     講授
     上機小考
     隨機發表
    四、情境演練:快速建立救援專案計畫並即時最佳化修訂應變
     在專案資訊不足的狀況下,運用軟體快速分析研判,建立第1版最適切的救援專案計畫
     在獲得更多明確資訊後,即時變更救援專案計畫為版本2,以最佳化專案的時程與成本
     因應突發意外,以最短專案時程為目標,即時變更救援專案計畫為版本3
     影片情境
     講授
     上機小考
     隨機發表
     自由發表
    五、情境演練:建置救援專案計畫的人力資源並計算專案成本
     如何快速批次刪除大量任務與里程碑
     如何建立專案資源角色Roles
     如何客製化專案人力資源的屬性
     如何顯示和調整資源圖表Resource table)的欄位數量和順序
     如何建置專案人力資源(基本資料、角色、薪資成本、休假日等)
     建置救援專案計畫的人力資源
     如何在甘特圖表單上顯示任務的成本欄位
     如何指派任務的人力資源
     為版本3的救援專案計畫指派所有任務的人力資源
     如何檢視子專案和母專案的成本
     講授
     上機演練 上機小考
    六、軟體進階資訊顯示設定
     如何在甘特圖條狀圖的任務周邊顯示其名稱、起始時間/結束時間、天數、人力資源等
     如何改變甘特圖條狀圖的預設顯示顏色
     如何在甘特圖表單上顯示完成(%)欄位
     如何建立並顯示甘特圖比較基準Baselines
     講授
     上機演練
    七、情境演練:利用軟體動態分析時程異動,以因應任務進度延誤
     因應版本3救援專案計畫內的某任務進度延誤,以甘特圖動態時程異動分析,並納入其他任務的可能時程壓縮選項,制定有效可行的專案時程壓縮決策
     如何在龐大的甘特圖之中,快速遊走至今日專案開始日專案結束日、目前選取任務的位置
     如何更新任務的進度Progress
     如何應用比較基準來追蹤專案的時程變異Variance
     如何顯示專案的即時關鍵路徑Critical paths
     如何在甘特圖條狀圖上,顯示今日格線、專案的開始日格線結束日格線
     講授
     影片情境 上機演練 上機小考
     自由發表
    八、情境演練:建立最終版救援專案計畫
     過度壓縮時程衍生風險(Risks
     因應版本3救援專案計畫失敗,制定版本4救援專案計畫
     高風險決策的兩難
     因應救援小組現場決策,制定版本5救援專案計畫
     講授
     影片情境 小組搶答 上機小考
     各組發表
    備註:講師保留各單元、內容及授課方式之調整權利,以達最佳學習成效。全程禁止錄影、錄音。

    課前準備
    • 學員需自備微軟 Windows 作業系統筆電(不可用 Apple Linux 作業系統)
    • 學員需依課前通知,自行安裝完畢相關免費軟體(約需五分鐘)
    • 教室需提供各組電源延長線或插座供學員筆電充電
    建議先修課程(非強制)
    礙於課程時間限制,本課程之設計聚焦於專案管理軟體工具的正確應用技巧,無法教授專案管理入門級觀念與知識,建議先上過以下任一課程,再報名本課程為佳。