【報告技巧】實戰輔導簡章

緣由

「報告」是職場上下階層（或主僱關係）之間的重要溝通和管理工具，無論是書面或口頭，幾乎所有的職場工作者，都需要向上司、客戶或股東做定期／不定期的報告，且多數人也還同時需要審閱並聽取部屬或供應商的報告，因此，良好的報告技巧無疑是職場工作者最重要的基本功之一。

然而，身為主管（或客戶），許多人對「如何教導部屬（或要求供應商）做好報告」這件事感到困擾和迷惘，致使「報告」這個工具，在多數時候都無法發揮「有效協助掌握交辦任務（或專案）狀態」的重要功能。

此外，若部屬（或供應商）所提供的報告品質不佳，也極可能造成主管（或客戶）對任務（或專案）狀態的誤判，繼而導致任務（或專案）的失控，嚴重損害主管與部屬（或客戶與供應商）之間的互信，造成雙方關係緊張等諸多不利的影響。

Scrum 敏捷方法裡，渾然天成的九大風險管理把關設計

「老師，要管好專案的風險，您覺得是用傳統式的方法比較好，還是用敏捷式的方法比較好？」一位學員在課後向我這樣提問。

當下我還真楞了一下，倒不是因為我不會回答這個問題，而是自從教授敏捷相關課程這麼多年以來，這還是頭一遭有人問到這樣的議題。

先說我的結論，總體而言，我認為，敏捷方法比較技高一籌。

敏捷雖如專案管理巧婦，無米無灶也難為炊

日前為一家規模龐大的組織進行敏捷式專案管理課程，課前一天傍晚，副執行長熱情晚宴款待，席間提及，某個老舊資訊系統更新專案，執行兩年以來延誤不斷，掌握不了可靠的結案日期，令他相當頭疼，不過在他的話語之間，我倒是感受不到絲毫的怪罪之意！

副執行長雖然熟稔傳統式專案管理手法，但卻謙沖承認自己是敏捷方法門外漢，在我向他簡略介紹完敏捷方法之後，副執行長略顯無奈地提出了這樣的疑惑，「聽說敏捷方法可以把專案做得又快又好（客戶／用戶滿意），可是我們 IT 團隊已經用敏捷方法做專案好幾年了，這個專案還是延誤成這樣，不僅開發人力資源卡死在那兒，使用單位也抱怨連連，到底問題會是出在哪裡呢…」

《EZ風險管控與向上管理》一日班簡章

從中國武漢肺炎防疫，看專案風險管理

中國武漢肺炎防疫，是一場必須「全民皆兵」的大戰，因為，病毒的攻擊對象是每一位國民。因此，將每一位國民，在「實體防疫武器」和「心理危機意識」方面都武裝好，才能提高戰勝這場世紀災難的機會。

相信大家最近在電視上，一定都看到各種不斷撥放的防疫宣導短片，如，口罩配戴的恰當時機、勤洗手更重要、減少參加人群密集接觸的活動等。這些近乎洗腦的頻繁撥放，目的就是要強化大家的防疫「心理危機意識」，建立全民強健的防疫智慧。

而在口罩禁止出口與限購、口罩產線的投資擴建、醫材的加大儲備、醫療機構的警戒戰備提升、疫苗與試劑的研發、航線的暫時中止、人員的出入境管制、罰則與法令的修訂等，這些國家所做出的超前佈署作為，就是在為每位國民提供「實體防疫武器」。

上述強化防疫「心理危機意識」的相關作為，成本相對低廉，效益卻可以很長遠。「實體防疫武器」的相關措施，成本雖相對高昂，卻是非為不可的必要行動。

我們都知道「預防」的成本一定比「治療」的成本要低得多，正所謂「預防勝於治療」。可是，人們常會因為沒感受到「後果的嚴重」而怠惰，疏於落實「預防」的動作，而此正是提高「嚴重後果成真機率」的元兇。中國武漢地區及韓國大邱地區，相繼爆發難以收拾的大規模社區傳染疫情，堪為此例！

中央流行疫情指揮中心每天召開至少一次記者會，公開、透明、即時說明最新全球疫情與我國防疫措施，這不僅僅只是在向全民做溝通，其實還有提升並維持全民高度防疫危機意識的效果。有危機意識卻不恐慌，「實體防疫武器」才會被有效率、有效果地最佳化使用，穩住防疫的步伐與節奏。

敏捷團隊小小兵給老闆的一封公開信

老闆您好，

我們真的得好好地談一談了。

拿對付自己人生重大風險的態度去對付專案的風險就對了

最近和一位朋友聊天，朋友說：「前一陣子岳父（以下簡稱阿伯）突然生病住院，這件事讓他忙亂了好一陣子！」

阿伯已經七十多歲了，是個五十幾年的老煙槍，而且還已經有些失智，行動雖然無法很敏捷，但是至少生活還可以自理，並且還有個老伴在照應（也是七十幾歲）。三個月前，阿伯突然暈倒，被鄰居緊急送醫，朋友於是陪老婆回南部去處理這些事情。

您的專案還在「野火燒不盡、春風吹又生」嗎？

最近課堂上的一位學員在中場休息時跑來問我一個問題…

「老師，今天上你的課，收穫真的很大，我發現專案規劃真的不難。可是，我們主管常常掛在嘴邊的一句話就是『我們沒有時間了，計畫趕不上變化，不用計畫這麼多，做就對了』，這種情形我該怎麼辦啊？」

不懂這三要素，專案怎麼可能低風險？（下）

[承上篇]

該從哪裡開始找風險？誰來找？

實務上，我們通常都會選一個舊專案，來當作新專案的參考基準，然後再以這個基準來新增或是修改部分的功能，以產出一個新的產品。例如，iPhone7會以iPhone6為基準，然後加上更高畫素的鏡頭、雙鏡頭、新CPU等。要找出這個新專案的風險，首先該從哪裡著手呢？

不懂這三要素，專案怎麼可能低風險？（上）

最近跟一位朋友吃飯閒聊，席間他說起三個月前他接了一個新案子，風險很高，果然現在疲於奔命，到處救火。於是，我好奇的問：「風險是怎麼個高法？」

朋友：「就很多新功能都沒做過，風險當然很高啊！」

我：「那你們是怎麼描寫這些風險項目的？舉個例子來聽聽…」

朋友：「大概就是依據經驗，判斷每個新功能的複雜度，再分別給它們高、中、低的風險等級啊…」

「這樣的風險描述，聽起來好像只是依據功能複雜度來評量風險，功能複雜其實未必會是風險的成因。有沒有可能是因為風險的描述，沒有抓到要點，才會造成你所謂的風險，其實根本就不是真的風險，只是一種無關緊要的不確定，而相關的資源和行動也根本就用在錯的地方，所以現在才會被迫救那些到處冒出來的火？而這些火，就是當初那些沒被好好照顧到的風險，所衍生出來的？」

朋友聽我說完，沈默了許久…

別再傻傻地把命運交給別人了！獨立判斷、積極作為，才能為您贏得職場的彩虹！

照片來源：鏡頭下的天空 http://haikuang.pixnet.net/

最近聽到一位朋友抱怨，說是誤信某同事的說法，結果把一件事情搞砸了，被老闆海K了好幾頓。這讓我想起以前我在手機公司擔任專案經理團隊主管時的一個場景…

刀口上的風險管理，把不確定變確定的密技！

有位朋友前一陣子想買房，剛好那陣子地震又比較頻繁，於是問我：「SRC 鋼骨結構真的會比 RC 結構好嗎？好像貴很多耶…」

「你或你的家人怕地震嗎？」我這樣反問他。

朋友：「我太太很膽小，一有一些小搖晃，她就會驚聲尖叫的！」
我：「你的預算夠的話，我會建議考慮鋼骨結構的，雖然它搖晃會稍微比較明顯，但是因為比較軟韌，晃起來也沒那麼可怕！」>

別懷疑，風險就在你身邊，意外隨時會發生！不做風險管理，隨時會GG！

六月初的某天一早，我和家人打算開車到還沒去過的林口三井Outlet走一走，沒想到，才離家不到五分鐘，就在路上遭遇一件令人驚心動魄的事件…

Issue就像黑社會，你不盡快解決它，它會更快帶著兄弟來找你！

www.kapakresimleri.org

「威廉老師，為什麼每次專案到最後階段都會這麼痛苦，都有一大堆解不完的issue（bug）？」

這是我課堂上的一位學員，在中場休息的時候問我的一個問題。要回答這個看似簡單的問題，可是需要從專案的起源和風險的產生，兩者之間的連結講起…