其实您懂項目管理(五)


    「『有求必应,非答应』!哈哈哈,有趣,有趣!」

    「院长,我们之前看过的需求清单,现在变成有重要顺序的『範圍』列表之后,您是不是觉得工作就差不多做完了?」

    「应该是差不多了吧,不就是为每个类别分别指派一位同仁,负责采购完就好了吗?」

    还有多少隐性工作?

    「院长,您想想看,像木炭、火种这些工具,和免洗碗筷这类餐具,没有保鲜期限问题的东西,应该直接就可以派个负责人去采买就可以了,但是像肉类、海鲜、蔬菜这一类需要注意新鲜度和保存期限的食品,可得好好规划一番了。更何况应该没有人家里的冰箱,大到可以塞进预先采买的所有生鲜食品,对吧?」

    「你这样说也对,那还有什么活要干啊?」

    「比方说,院长您最爱吃海鲜了,那您喜欢烤冷冻虾,还是活跳跳的虾子?」

    「当然是活跳跳的虾子啦,这还用问!」院长眉毛往上一挑,好像深怕人家买冷冻虾给他吃似的。

    「对啊!您说的很合理啊!像海鲜这类食品,最注重新鲜度了。最好是活动当天一早再去传统市场采购,像活跳跳的虾子、新鲜肥美的蛤蛎、柳叶鱼啊,等等。又譬如说,如果贵院同仁们觉得,超市预先腌渍的猪肉、羊肉等肉品都不够入味,不如自己来配制腌酱料,提早个两天来淹渍,味道会更好,那这些肉品就得在活动前两、三天去采买,接下来再腌个一、两天,给它彻底入味。还有,像冰桶这项,它是用来装鸡尾酒的,如果调鸡尾酒的各项配料都买来了,冰桶却还没到位,那鸡尾酒也会没办法开始调制。」

    「喔,那你的意思是说,範圍确认之后,接下来要做的就是把工作排先后顺序,是吗?」

    「对,也不对。」

    「你这是哪们子的逻辑啊,听没有啦!说白话文!」我发现院长开始没耐性了...

    『交付目标』为导向的拆解

    「好好好。这么说好了,範圍的边界确认之后,想要把工作排序,先得把範圍(也就是筛选过后的需求)以『交付目标导向』的精神break-down(分解)出一个个的交付目标(deliverables)来。所谓的交付目标就是指可以单独被完成,并且可以被单独验证的东西。因为这个烤肉趴活动的需求清单不复杂,而且也做了基本的分类了,所以您才会认为好像它就可以直接用来分派工作了。」

    「所以这是我的错觉喔…」

    「其实,我们可以把这份需求清单的几个大分类,视为几个『大交付目标』。『工具』是一个,『餐具』是一个,『交通』是一个,『饮料』也是。这些大交付目标所辖的各品项,其实就是要完成这个交付目标所需要的『资源』,当然资源还包括负责完成这个交付目标的『人』。」我停顿了一下,喝了口水。院长就急着想继续听「嗯,有一点玄,不过,你继续说,继续说。」

    「院长,您有没有发现鸡尾酒这品项,是贵院的同仁自己调制出来的?」

    「我知道啊,活动那天他们有说,很好喝啊!鸡尾酒的酒精浓度应该比啤酒还低,竟然还有人因为太好喝,喝多喝到醉呢,酒量有够差的!哈哈哈!」

    「我想谈的不是酒精的浓度,是『鸡尾酒被调制出来的过程』。」

    「喔,这样啊,你这項目管理专家还真是正经八百的。好好,你说,你说。」

    「鸡尾酒这品项,如果只是买现成的,那倒是可以视它为『饮料』这个『大交付目标』的材料『资源』。但是现在它是贵院同仁们需要用人力、时间、和材料,才能完成的一项『产出』,那鸡尾酒也可以被视为是一个『小交付目标』了。而这个小交付目标需要的材料资源就有苹果丁、砂糖、莱姆汁、柳橙汁、伏特加等,还需要一位负责调酒的酒保。不仅如此,鸡尾酒这个小交付目标要算过关完成,还得等到调制完毕,并且试喝OK,才算真正的完工。」

    「听起来没错,然后呢?」院长狐疑地问我。

    「到目前为止,我刚刚提过了饮料是个『大交付目标』,而鸡尾酒是它所属的一个『小交付目标』,如果我们不知道调鸡尾酒的酒保是谁、要花多少时间才能调制完成,那我们有办法知道饮料这个大交付目标需要多久时间才能完成吗?」

    「ㄜ,应该有点困难。」

    「没错。同样地,如果我们不知道鸡尾酒需要花多少材料成本和人工成本,那我们有办法知道饮料这个大交付目标需要多少成本才能完成吗?」

    「ㄜ,应该更困难了。」

    『易于管理』的WBS

    「对,关键就在这里。光是有一个範圍或是需求清单,不但没有办法立刻分派工作细节给团队成员,像那位酒保,更无法精准估算整个項目所需要的时间和成本。所以,我们需要将整个大項目视为一个『最终交付目标』,再把它由大到小、由上往下,逐步地拆解为更小的『交付目标』,直到洽当的程度为止。像饮料这项,拆解到鸡尾酒这里,可以估算出鸡尾酒所需的人力、时间、资源,就可以不用再往下拆解了。」

    「我有点懂了,就是把不容易估算时间、成本、资源的大东西,逐步拆解到容易估算这几个元素的程度。这样对吧?」

    「对,一点也没错。这就叫做拆解到『易于管理』的程度,也是『拆解』的精髓所在。像其他的『大交付目标』就比较单纯,就不用再继续往下拆解了。这整个拆解过程完成之后,会产生一个由上到下安排的阶层式树状结构,或是一个层层缩排的条列式结构,它就叫做『工作分解结构』,又叫做WBS,是Work Breakdown Structure的简写。」

    「所以,讲了这么多,其实就是把『範圍』拆解细化为『易于管理』的WBS,我说的对吗?」

    「院长,您真的是太—厉—害—了,一句话就说完了。佩服,佩服,我得跟您好好学习学习了啊!」



    待续…
    (以上故事纯属虚构,如有雷同,纯属巧合)

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