其实您懂項目管理(六)


    「院长,我们刚刚谈到从需求发展为範圍,再从範圍细化成WBS,这过程当中其实是需要许多人一起来参与讨论和决策的,您觉得这其中是最重要的原因是什么?」

    「这还用想,因为橘子可能没办过这种烤肉趴,很多细节可能会因为考虑不周而漏掉啊。」

    找对人负责,才不会漏工作

    「院长能够举个例子吗?」

    「想考我呀?好啊,没在怕的。像鸡尾酒这个交付目标,没调过酒的人,哪会知道需要什么材料,还有,她哪会知道处理这些材料的先后顺序是什么。我说的对吗?」

    「院长,您刚刚点出了两个重点,一个是材料可能会漏买,就是『工作漏做』,另一个是处理材料的先后次序,也就是『工作的先后顺序』。这些可能只有真正调过酒的专家才会知道。当然啦,现在有个专家是什么都知道,而且还是免费的…」

    「我知道,你讲的是谷哥嘛!」院长兴奋地抢话。

    「是是。当我们谈到WBS是以交付目标为主的树状分解结构的时候,其实我们并没有谈到,要完成这些交付目标,需要先完成哪些细部工作,对不对?」

    「的确还没有谈到。」

    「为了不漏掉任何需要完成的工作,也就是要知道WBS内各个交付目标的细部工作,那不就需要找个对于各WBS交付目标最了解的人来负责才行?」

    「是啊!」

    「所以,为WBS内的每个交付目标都指派一位『负责人』,就成为首要之务啦!在WBS最底层的这些交付目标,就是所谓的『工作包』,Work Package。只有这些工作包,负责人才需要继续拆解它所需要的细部工作,而这些细部工作就叫做一个个的『活动』,即Activity。」

    「要开始讲让人头昏的名词了喔…」

    「放心啦,院长,这观念很简单。WBS最上面的那个『最终交付目标』的负责人应该会是谁?」

    「当然是橘子啊!」

    「那WBS的第二阶,也就是肉品、用具、餐具这些『大交付目标』的负责人又该是哪些人?」

    「就找一个比较常烤肉的人负责『用具』,再找个爱吃肉的家伙负责『肉品』,诸如此类啊!」

    「院长您看,您都答对了,一点也不难啊!说穿了就是『适才适所』而已啊!」

    「呵呵呵!好像是耶!」

    WBS是人资管理的好工具

    「院长,您觉得事情真的能像我们想象的那样顺利,橘子想叫谁去负责就叫得动吗?」

    「ㄜ,这我倒没有想过呀!」院长摸摸自己的后脑勺这么说着。

    「橘子找大家来开会,让大家动动嘴头脑风暴、动动手表决,应该是没什么大问题。可是要让人『负责』一样东西,就不见得每个人都会乐意了吧。尤其是这烤肉趴是院内的临时性項目,不但是无给职,每个人手头上也都还有其他正规的工作要做啊!那您觉得橘子要能够成功地找齐人,来负责WBS内的每个交付目标,也就是工作包,她会用哪些方法呢?」

    「很简单啊,就跟这些人说是我交代的不就得了?」

    「如果您是那种严厉型的主管,同仁们平时都不太敢跟您打交道,这么做当然是方法之一啦。可是偏偏您就不是这种主管啊!万一这些被指派负责任的人,事后跟院长您偷偷打探出事实,那橘子以后不就臭名远播了。」

    「对吼!万一我不小心说溜了嘴,那可就害惨橘子了…」

    「所以橘子一定不会用这种说谎的方式,骗人来负责WBS工作包。她也许会跟人资主管商量,让有实际参与項目执行的成员,也就是有『负责』某些WBS工作包的人,记个嘉奖之类的。对于那些在院内实在是找不到人会做的工作包,像欢乐那卡西,就发包给外部专家来做,内部就找一个人作为对外联系窗口,也同时对内负责』这个工作包的成败。」

    「这样的意思是说,每个工作包做得好不好,就是该负责人的绩效好坏啰?」

    「对,就是该负责人在这个項目上的绩效!是『这个項目』喔!因为这个人也许同时负责好几个項目的部份工作喔!」我食指朝天的比着,强调给院长看,「从找人来参与項目、给予某些人需要的训练,到最后依据工作的绩效来给予相应的奖惩这些事情,其实就叫做『人力资源管理』。」

    WBS更是所有項目管理面向的基础

    「咦!?怎么谈着谈着WBS的工作内容和优先级,就谈到人资管理这边来了啊!」

    「是啊!不仅仅是如此,刚刚提到欢乐那卡西的发包,还牵涉到『采购管理』呢!可以独立地做,独立地验收,不是吗?」

    「没想到WBS不仅是跟工作的範圍、时间、成本有紧密的关系,还跟人资管理、采购管理也有相关喔!」院长的眼睛又亮了起来…

    「刚刚谈到的,其实都还只是WBS看得见的功用,WBS还有一些看不见的隐性功用,您可能还不知道呢!」

    「『红豆泥』(日语:真的吗)?我真是不敢相信…」

    「其实,让大家共同参与WBS的讨论、分解,也让大家来负责相关的工作包,自己估算完工所需的时间和成本等,您不觉得团队的合作和默契,以及对項目成败的责任感,都在这过程当中不知不觉地被建立起来了吗?」

    「哎呀!对啊!」院长跳起来,拍了个掌,「还真的就不知不觉地产生这样的效果了啊!WBS果然是很神奇,很重要的基础啊!」

    「院长,这个效应叫做『Team building』,也是属于人力资源管理的范围喔。」

    「真是太Amazing了!」院长啧啧称奇地说道。



    待续…

    (以上故事纯属虚构,如有雷同,纯属巧合)

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