其实您懂項目管理(十)

    「院长,谈完了风险的管理,我们回头来看一下WBS这玩意儿。前面我们说到WBS就是所有要做的工作的树状分解结构,而这棵树的最底端的节点,就是一个个的工作包,也就是一个个的『交付目标』,您还记得吗?」

    「当然啦,我又还没有老年痴呆!」

    WBS 是所有項目工作的基础

    「好,我来快速地汇整一下。WBS的工作包就是经过筛选的,干系人想要的工作成果(範圍);WBS也记录了谁该对哪个工作包负责任、负责做、被通知(人资);每个工作包需要花费多少资源多少钱(成本),需要花费多少时间;哪个工作包是对外发包的(采购);各个工作包的质量要求又是什么、风险又是什么;团队成员若是想要了解任何一个工作包的的这些信息,只要查一查WBS就可以知道了,所以WBS又是团队成员之间沟通的好工具。WBS被建立的过程,又是团队成员之间,合作和默契建立的重要过程(人资),WBS涵盖了这九大知识领域的管理,不可谓不重要啊!」

    「WBS的确是很神奇的东西啊!可是刚刚你说的这么多信息,怎么可能都放得进去WBS的树状结构里头啊?」

    「喔,不好意思,我漏讲了一个叫做『WBS字典』的东西。其实WBS树状结构的每一个工作包,都必须有一个独一无二的代码,而这个代码在整个WBS里面都不会重复。WBS字典则像是一个表格,表格里的每一列就代表一个工作包,每列的第一栏就填上工作包代码,来表示某个工作包,其他的各个字段,就可以分别记录刚刚所谈到的那些信息啦!」

    「所以,这个表格可能就有功能细节字段、成本字段、开始时间、结束时间、风险字段、质量要求字段、负责人字段等等啰?而且如果WBS有20个工作包,就会有20列啰?」

    「没错,这只是个比较简单的举例罢了。像质量要求字段就可以放个连结,让负责测试这个工作包的团队成员,知道可以到哪里去找到相关的测试项目集、测试案例等等啦。」

    「喔~原来还可以用连结的方式,让这个WBS字典更完善,又不会太庞大复杂啊!」

    「是啊!」

    「哇~今天谈的这么多东西,最后竟然都归纳到『WBS』和『WBS字典』这两个东西了啊!」

    「对啊!这两个东西,可不仅仅是用来记录信息而已喔!」

    「蛤~~~还有什么用途啊!?」

    站在制高点来整合管理項目才是上上策


    「院长,如果说您在这个烤肉趴活动都项目集好了,突然跟橘子说,有厂商要来一起同欢,橘子该怎么办呢?」

    「嗯,你不会是想说,又要用到WBS和WBS字典了吧?」

    「哈哈哈,绝对是要的啦!您想想,这个时候,厂商的人是不是也变成干系人呢?」

    「对啊!你是想说,今天我们谈过的,所有相关的动作都要再做一遍了,是吗?」

    「对一半啦,其实有WBS这个架构出来了之后,所有的改变,就参考它去微调就可以啦。比方说,人数变多了,就看看哪些工作包的内容需要多采买一些,这些工作包的成本会增加多少、时间会增加多少、有没有新的风险产生等…这些在WBS结构上都可以一目了然地被反映出来了喔!」

    「吼,我才不会像你讲的那样,突然这样变来变去啦!」

    「哈哈哈,院长,我只是举例而已啦!这个例子是在说明,其实WBS也是应变的基础。工作包的工作内容(範圍)一有变化,相关的成本、时间、质量、风险等,是不是都得跟着一并考虑,这样才不会出差错?」

    「对耶!」

    「这个牵一发动全身的整体综合考虑,就叫做『整合变更控制』,也只有WBS才能胜任了。万一需要多增加一些预算,或是需要稍微递延烤肉趴的举办日期,因为事关重大,可能就得让您来核准通过才算数,那您就是所谓的『变更控制委员会(Change Control Board)』的主要委员啦!本来是依据原来版本的WBS来执行和监控項目工作,并且衡量绩效的,现在就要换成用,新核准通过的WBS来衡量绩效啰。

    「又多了个『CCB』和『整合并更控制』的名词啊!」

    「是啊!从一开始您对項目的正式授权,到橘子带着大家做項目项目集,大家再依照项目集分头进行各项工作,最后活动结束给您结案报告,項目的整个过程,橘子必须从头到尾,时时监控項目的状态,并执行必要的项目集变更。这些整体性、宏观角度的工作啊,也就是除了刚刚谈的『九大知识领域』之外的第十个知识领域,叫做『整合』。」

    意外揭露的秘密

    「威廉兄,今天真的是很开心,听你介绍了这項目管理十大知识领域的皮毛啊!你不嫌弃的话,改天有空到我们医院来坐坐,我介绍橘子给你认识认识,你帮我再跟她聊一些更深入的項目管理知识。」

    「好啊!荣幸之至。橘子的表现让我印象非常深刻啊,我也很想认识认识她呢。」

    「威廉兄,不瞒您说,她是我的女儿。我除了这家医院的事业之外,今年也刚刚投资了一家小软件科技公司。她是念computer science的,我打算将来让她来帮我打理这家公司。以后要麻烦你的地方可多了。」

    我心头一惊,正庆幸刚刚没有乱批评橘子,「原…原…原…来橘子是您女儿啊,怪不得这么优秀!优秀!优秀!(跳针)院长,您客气了,有小弟能效劳的地方,是我的荣幸啊!」