其實您懂專案管理(一)

    前一陣子,在一個外訓課程上認識了一位醫界的朋友,他是一家醫院的院長,員工人數不是很多,大約就20人左右。

    在交換名片的時候,我向他介紹了我講師的工作,他很好奇什麼是PMP,於是我就費了一番功夫向他解釋。結果沒想到,院長不像一般人那樣害怕這個怪名詞,反而對「專案管理」這個主題更有興趣了。於是我就在想,該怎麼向他說明,他才會一聽就懂呢?

    幾秒鐘後,我決定用他自己周遭的故事來跟他說明到底什麼是「專案管理」。

    啟動專案、指定負責人

    我:「院長,您的員工裏頭有誰是您覺得辦事最牢靠、最能讓您安心的?」他不假思索立刻就說:「有啊,有位綽號叫做『橘子』的同仁,熱血、細心,邏輯觀念又相當不錯,去年幫我為全院辦了一個烤肉趴,辦得不錯,大家都玩得很開心。」

    我:「院長,您說她『幫』您辦這個活動,那您是怎麼交代她這件事的呢?」

    授權、設定限制條件

    院長:「我就很簡單地跟她說,中秋節前夕要辦個活動,預算差不多是十萬,不夠的話再跟我說。我還跟她說:『你可以調動其他同仁幫忙妳,不然我怕妳忙不過來。』就這樣。然後,她就把所有事情都搞定了。連在院內留守無法參加活動的同仁也蠻開心的,真是神奇了!」

    我:「院長,這烤肉趴其實就是您授權並且啟動的一個『專案』,而橘子就是您指派的『專案經理』,同時您還給了她人力調度和預算動支的授權了喔。」院長瞪大著眼睛看著我:「蛤!?這樣也算是一個專案啊?」

    我:「是啊!而且您自己其實就是這個專案的『贊助人』,也有人說成是『發起人』。因為只有像您這樣的『高階主管』才能夠有決策權給人、給錢,以及訂定活動的目標日期。」「這樣說好像也對。」院長小聲地喃喃自語。

    我繼續說:「橘子就就像是這個專案的大總管,『總管』就是什麼通通都管,對吧?」「對對對,你說的沒錯啊!她就像是個辦事牢靠的大總管,有她就搞定所有的事情!這讓我很放心啊!」院長哈哈大笑地說。

    當責、搞定一切

    我:「專案經理其實就是老闆的分身,需要站在老闆的角度和視野來幫老闆管理一個個的專案的。因為老闆沒辦法有這麼多時間關注、管理這麼多大大小小的專案,所以才會需要很多牢靠的分身來幫老闆忙啊!」「你真是了解當老闆的辛苦啊!」院長直點頭地說。

    院長繼續說:「你這樣形容我就懂了,難怪你剛才說專案經理這個角色很重要,現在很多重視專案管理的公司都會要求專案經理要懂一定程度的管理知識、工具和技巧,而PMP證照就是在為這個部分把關,對不對?」

    「不愧是院長,您真是聰明,一點就通喔!」我狗腿地回答。



    (以上故事純屬虛構,如有雷同,純屬巧合)

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