其實您懂專案管理(六)


    「院長,我們剛剛談到從需求發展為範疇,再從範疇細化成WBS,這過程當中其實是需要許多人一起來參與討論和決策的,您覺得這其中是最重要的原因是什麼?」

    「這還用想,因為橘子可能沒辦過這種烤肉趴,很多細節可能會因為考慮不周而漏掉啊。」

    找對人負責,才不會漏工作

    「院長能夠舉個例子嗎?」

    「想考我呀?好啊,沒在怕的。像雞尾酒這個交付標的,沒調過酒的人,哪會知道需要什麼材料,還有,她哪會知道處理這些材料的先後順序是什麼。我說的對嗎?」

    「院長,您剛剛點出了兩個重點,一個是材料可能會漏買,就是『工作漏做』,另一個是處理材料的先後次序,也就是『工作的先後順序』。這些可能只有真正調過酒的專家才會知道。當然啦,現在有個專家是什麼都知道,而且還是免費的…」

    「我知道,你講的是谷哥嘛!」院長興奮地搶話。

    「是是。當我們談到WBS是以交付標的為主的樹狀分解結構的時候,其實我們並沒有談到,要完成這些交付標的,需要先完成哪些細部工作,對不對?」

    「的確還沒有談到。」

    「為了不漏掉任何需要完成的工作,也就是要知道WBS內各個交付標的的細部工作,那不就需要找個對於各WBS交付標的最了解的人來負責才行?」

    「是啊!」

    「所以,為WBS內的每個交付標的都指派一位『負責人』,就成為首要之務啦!在WBS最底層的這些交付標的,就是所謂的『工作包』,Work Package。只有這些工作包,負責人才需要繼續拆解它所需要的細部工作,而這些細部工作就叫做一個個的『活動』,即Activity。」

    「要開始講讓人頭昏的名詞了喔…」

    「放心啦,院長,這觀念很簡單。WBS最上面的那個『最終交付標的』的負責人應該會是誰?」

    「當然是橘子啊!」

    「那WBS的第二階,也就是肉品、用具、餐具這些『大交付標的』的負責人又該是哪些人?」

    「就找一個比較常烤肉的人負責『用具』,再找個愛吃肉的傢伙負責『肉品』,諸如此類啊!」

    「院長您看,您都答對了,一點也不難啊!說穿了就是『適才適所』而已啊!」

    「呵呵呵!好像是耶!」

    WBS是人資管理的好工具

    「院長,您覺得事情真的能像我們想像的那樣順利,橘子想叫誰去負責就叫得動嗎?」

    「ㄜ,這我倒沒有想過呀!」院長摸摸自己的後腦勺這麼說著。

    「橘子找大家來開會,讓大家動動嘴腦力激盪、動動手表決,應該是沒什麼大問題。可是要讓人『負責』一樣東西,就不見得每個人都會樂意了吧。尤其是這烤肉趴是院內的臨時性專案,不但是無給職,每個人手頭上也都還有其他正規的工作要做啊!那您覺得橘子要能夠成功地找齊人,來負責WBS內的每個交付標的,也就是工作包,她會用哪些方法呢?」

    「很簡單啊,就跟這些人說是我交代的不就得了?」

    「如果您是那種嚴厲型的主管,同仁們平時都不太敢跟您打交道,這麼做當然是方法之一啦。可是偏偏您就不是這種主管啊!萬一這些被指派負責任的人,事後跟院長您偷偷打探出事實,那橘子以後不就臭名遠播了。」

    「對吼!萬一我不小心說溜了嘴,那可就害慘橘子了…」

    「所以橘子一定不會用這種說謊的方式,騙人來負責WBS工作包。她也許會跟人資主管商量,讓有實際參與專案執行的成員,也就是有『負責』某些WBS工作包的人,記個嘉獎之類的。對於那些在院內實在是找不到人會做的工作包,像歡樂那卡西,就發包給外部專家來做,內部就找一個人作為對外聯繫窗口,也同時對內負責』這個工作包的成敗。」

    「這樣的意思是說,每個工作包做得好不好,就是該負責人的績效好壞囉?」

    「對,就是該負責人在這個專案上的績效!是『這個專案』喔!因為這個人也許同時負責好幾個專案的部份工作喔!」我食指朝天的比著,強調給院長看,「從找人來參與專案、給予某些人需要的訓練,到最後依據工作的績效來給予相應的獎懲這些事情,其實就叫做『人力資源管理』。」

    WBS更是所有專案管理面向的基礎

    「咦!?怎麼談著談著WBS的工作內容和優先順序,就談到人資管理這邊來了啊!」

    「是啊!不僅僅是如此,剛剛提到歡樂那卡西的發包,還牽涉到『採購管理』呢!可以獨立地做,獨立地驗收,不是嗎?」

    「沒想到WBS不僅是跟工作的範疇、時間、成本有緊密的關係,還跟人資管理、採購管理也有相關喔!」院長的眼睛又亮了起來…

    「剛剛談到的,其實都還只是WBS看得見的功用,WBS還有一些看不見的隱性功用,您可能還不知道呢!」

    「『紅豆泥』(日語:真的嗎)?我真是不敢相信…」

    「其實,讓大家共同參與WBS的討論、分解,也讓大家來負責相關的工作包,自己估算完工所需的時間和成本等,您不覺得團隊的合作和默契,以及對專案成敗的責任感,都在這過程當中不知不覺地被建立起來了嗎?」

    「哎呀!對啊!」院長跳起來,拍了個掌,「還真的就不知不覺地產生這樣的效果了啊!WBS果然是很神奇,很重要的基礎啊!」

    「院長,這個效應叫做『Team building』,也是屬於人力資源管理的範圍喔。」

    「真是太Amazing了!」院長嘖嘖稱奇地說道。



    待續…

    (以上故事純屬虛構,如有雷同,純屬巧合)

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