其實您懂專案管理(二)

    https://www.google.com.tw/url?sa=i&rct=j&q=&esrc=s&source=images&cd=&cad=rja&uact=8&ved=0ahUKEwicoOvEiaHLAhVJHJQKHWCXAGgQjRwIBw&url=%2Furl%3Fsa%3Di%26rct%3Dj%26q%3D%26esrc%3Ds%26source%3Dimages%26cd%3D%26cad%3Drja%26uact%3D8%26ved%3D0ahUKEwicoOvEiaHLAhVJHJQKHWCXAGgQjRwIBw%26url%3Dhttp%253A%252F%252Fwww.secretchina.com%252Fnews%252F14%252F04%252F21%252F538004.html%253F%2525E3%252580%252590%2525E7%2525BF%2525B0%2525E9%25259D%252592%2525E9%25259A%25258F%2525E7%2525AC%252594%2525E3%252580%252591%2525E5%2525AE%2525B0%2525E7%25259B%2525B8%2525E4%2525B8%25258D%2525E7%25259B%252596%2525E7%2525AB%2525A0%252520%2525E5%25259C%2525A3%2525E6%252597%2525A8%2525E6%252598%2525AF%2525E2%252580%25259C%2525E5%2525BA%25259F%2525E7%2525BA%2525B8%2525E2%252580%25259D(%2525E5%25259B%2525BE)%26psig%3DAFQjCNEsqVAyYyJcdq2MicaqApUtNhesZg%26ust%3D1456976217827514&psig=AFQjCNEsqVAyYyJcdq2MicaqApUtNhesZg&ust=1456976217827514
     [承上篇]

    院長被我這麼一虧,有點不好意思:「沒有,沒有,別這樣講,哈哈哈。」其實他還是蠻開心的,呵呵。

    「院長,您剛剛說您只是給了她一些指示,之後,她就把所有事情都搞定了,難道一直到活動舉辦前,她都沒有再去煩你嗎?」

    「當然有啊!啊,不是,也不算是來煩我,她就是比較常會要我核准她的計劃或是給她建議,諸如此類的啦。」

    「喔,那她的計劃長得什麼樣子,方便談談嗎呢?」

    專案的憲法

    「那有什麼問題。」接著,院長拿出他的平板電腦,滑了幾下,打開了一封email給我看:「這是我交代她的那一天當天下班時她寫給我的信,說是要請我回覆確認。」

    信件內容大約是這樣:

    • 活動名稱:中秋烤肉聯歡活動
    • 活動目的:聯絡同事感情慶祝中秋
    • 時        間:9/25 (中秋節前兩天)
    • 地        點:香香烤肉園區 (醫院附近半個小時車程)
    • 預        算:新台幣五萬元
    • 人        數:約20人
    • 成功定義:準時舉辦、不超支,且「五階滿意度調查」平均分數四分以上 (含四分)。

    「院長,您回給橘子的這封信,其實就可以算是所謂的『專案章程』了喔,算是一個正式授權的文件,就像是您下給她去全權執行這個專案的聖旨一樣。」

    院長:「ㄝ,別把我說得像是個專制的皇帝似的,我很開明的。」

    「哈哈哈,院長,您別誤會,我只是打個比方而已。其實,橘子知道您很忙,通常只能口頭交辦事情,但是您也知道,事情久了之後容易忘記、漏掉,最好還是有個書面的東西留下來作為紀錄比較好,所以呢,橘子小姐就代替您起草這份『專案章程』,再給您簽核回覆,這可是一般企業內很常見的做法喔。就像公司章程是公司運作的憲法大綱一樣,專案章程就是專案運作的憲法。您這位橘子小姐雖然沒有講這些專有名詞,可是她做的這些動作,精神可都有到位呢。請問她有PMP證照嗎?」

    「這我倒不是很清楚耶,等我回去再問她看看。」

    辨識利害關係人

    辦活動嘛,免不了就是要吃喝玩樂一番。這位橘子小姐的做事方法還蠻有邏輯性的。緊接著,院長打開了另外一封信給我看:「威廉兄,這是她在活動辦完之後,把所有相關文件都打包好的結案報告ZIP壓縮檔。因為活動辦得很好,加上我也沒有太多時間,所以我就沒有一個一個檔案都打開來詳細看啦。剛好趁這個機會,你就順便幫我看看,說說這裡頭又有哪些專案管理的相關觀念好了。」

    「沒問題,我看看。」我檢視了一下ZIP裏頭的檔案,有個活動參加者名單,裏頭列出了每個人的食物忌諱,像是有些人不吃豬肉、牛肉、羊肉、海鮮,還有些人是不能吃辣的。不僅如此,清單上面還有紀錄哪些人愛唱歌,愛喝酒…。

    「院長,您看看這份清單,這其實就是所謂的『利害關係人登記簿』。橘子把所有可能會影響活動,或者是被活動影響的人都列上來了,這些人就是這個專案的『利害關係人』。而且,橘子在這個清單裡頭還蒐集、紀錄了大家的一些『基本需求』喔。」

    院長看了一下這個清單:「咦?為什麼留守的同仁也列上來啊?他們又沒有參加活動?」

    「院長,留守的同仁雖然無法參加活動,但是他們也受到這個活動的『影響』啊!您想想看,其他人在當天都開開心心地去烤肉、唱歌,而他們卻要留守,就算是口頭上不說,他們的心裡頭會不會有些不是滋味呢?」

    「嗯,應該多多少少吧!」院長微微點點頭。

    「對啊,所以他們也是跟這個專案有『利害關係』的,也要被注意到和被照顧到啊!橘子心很細喔。」

    我接著繼續說:「院長您看,橘子在『角色』這個欄位把這四個同仁列為『協辦人』,連同橘子本人這個PM,這個活動就總共有五個人在執行,這幾個人就是這個專案的『管理團隊』。」

    「嗯,我懂了,那其他人的角色就是『隊友』,對吧?」

    「您說對了一半。這清單裡,只要有參與協助活動舉辦的人都算是隊友,也就是『專案團隊成員』。不但如此,所有最後參與同歡的同仁們還都是『客戶』的角色。還有,您有發現這清單上還有『香香烤肉園區聯絡人』和『歡樂那卡西聯絡人』嗎?」

    「對吼,他們又不是院內的同仁,為什麼也要列入這個清單啊?」

    「院長,『香香烤肉園區聯絡人』和『歡樂那卡西聯絡人』會不會影響到活動的成敗?」

    「當然會啊,要是說萬一場地沒協調好,或是那卡西當天唱的很俗、很難聽,那活動一定就會很慘的啊!」

    「沒錯!所以這兩個聯絡人雖然不是您院內的同仁,但是他們對這個專案的成敗的『影響力』,其實還是非常大的,當然就得列為『利害關係人』囉,而且在分類上算是『外部』的利害關係人啊。」院長點點頭:「原來如此。」

    成敗根本在於人

    院長繼續說:「那既然是這樣,院方出錢,請同仁們中秋同歡,同仁們應該都會很開心才對啊,怎麼這清單上還會要有『支持、中立、反對』這種分類欄位啊?這算是多餘的了吧?」

    「其實不然。對於不喜歡熱鬧的同仁們,會不會其實是『反對』的呢?而那些要留守的同仁們,可能大多數會是『中立』的態度,但會不會也有少數人,心裡其實是因為忌妒而『反對』的呢?」

    院長:「怎麼會?應該不會有人這樣想吧?就算有,應該也不至於暗中搞破壞吧?」

    「您真的確定嗎?」我賊賊地看著院長。院長被我這麼一問,倒是像突然被電到一樣。

    「啊!我想起來了。這次的活動還真的是有一點小波折。就是有謠傳說這次辦的活動經費很充裕,主辦團隊都亂花錢之類的。不過最後活動結束後,大家都很滿意,謠言也就不了了之,銷聲匿跡了。你的意思是說…」

    我慢慢點了幾次頭:「沒錯,您猜對方向了。」

    「哎呀!我還是很難相信會有這種事情啊!」院長顯得很驚訝。

    「當然啦,沒憑沒據的,我們也不能隨便影射他人就是了。但是如果能夠事先找出這些態度傾向於『反對』這個活動專案的人,再加以適當的疏導、溝通,和管理,也許這謠言就不會發生了。不過話說回來,這種事情很敏感,也許橘子早就已經這樣做了,這才讓反對的阻力化解到只剩下謠言,只不過她不能把這些東西『寫出來』罷了。」

    院長恍然大悟:「辦個活動而已,還要注意這種事情啊,真的是…」

    「對啊,所以說專案管理這種事情,看似簡單,其實要做好,真的不是這麼容易。尤其是人的管理啊!」



    (以上故事純屬虛構,如有雷同,純屬巧合)

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