其實您懂專案管理(三)

    https://www.google.com.tw/url?sa=i&rct=j&q=&esrc=s&source=images&cd=&cad=rja&uact=8&ved=0ahUKEwi8l6KGoazLAhUKo5QKHa4MCCEQjRwIBw&url=https%3A%2F%2Fwebdesign-boston.com%2Ftech-news-website-design-blog%2F&psig=AFQjCNFDaUmaHhP9r2wYuFbY448-u4-NYQ&ust=1457360189246681
    [承上篇]

    院長:「您說得沒錯啊,威廉兄。比起醫療技術,人的溝通和管理還真的是最困難的事情啊!先不說院內同仁們的管理,光是和病患家屬的溝通就常常讓我們很頭大。我們醫界現在是愈來愈難做了,三不五時就有醫生被病人或是家屬告上法院,都變成是犯罪率最高的一個職業族群了。我們醫生是人,不是神啊!」

    不管是哪行,溝通都很Key

    院長嘆了口氣繼續說:「以前有句順口溜說『賣冰、做醫生,熊好賺』(台語),現在竟然快變成是『賣冰、告醫生,熊好賺』(台語) 啦…」

    「是啊,溝通的確是很重要的一環。院長,別氣餒。據估計,溝通這件事在專案管理上也幾乎佔據掉專案經理80%左右的時間。時代在演進,環境在變化,我想我們也無可避免地要像專案管理這樣,花大量的時間在醫病關係之間的溝通了。」院長點點頭表示同意。

    我繼續說著:「您看,這份『利害關係人登記簿』也有一個欄位,專門記錄每個利害關係人的溝通模式偏好。像您就比較喜歡面對面的溝通模式,王醫師就喜歡用電話或是Line,可是有一些人就是比較喜歡email而比較不喜歡用Line。因為他們覺得,Line一天到晚叮咚叮咚地通知很煩人,要不然就是一堆跟主題無關的八卦訊息。對不同的人,用不同的溝通工具和方法,溝通的效果才有可能達到最佳化!」

    院長:「有道理,有道理…」。

    專案要解決的問題就是需求

    「威廉兄,您剛剛說完的『專案章程』以及『利害關係人登記簿』這兩個東西,感覺上應該是一個專案最早應該要做的事情,對嗎?」

    「沒錯!在第一步搞定專案的正當性、指定好PM,以及對她的授權程度之後,第二步就是先找出最重要的幾位關鍵利害關係人,接著再從這些關鍵利害關係人之中去問出來更多的其他利害關係人。而前期出爐的名單往往會是專案管理團隊的候選人名單,最後再隨專案的進行逐步地更新『利害關係人登記簿』的內容。貴院的人數不多,所以橘子應該很快就把這些動作都做完了。您一定是想問我,接下來是什麼東西要搞定,對不對?」

    院長哈哈大笑:「對對對…」

    我繼續查看ZIP檔案內還有哪些文件… 「來,院長您看喔,這裡有一個待辦事項清單…」

    這個清單大致上是長這個樣子:
    • 工具:木炭、火種、打火機、烤肉網、竹籤、錫箔紙、鐵夾、烤肉刷、烤肉架…
    • 餐具:衛生筷、衛生杯、衛生湯匙、衛生碗盤、牙籤、水果刀…
    • 主食:吐司、麵包…
    • 飲料:可樂、烏龍茶、礦泉水、雞尾酒、紅茶、果汁、啤酒、金門陳高…
    • 肉品:豬肉片、羊肉片、牛肉片、棒棒腿、培根、蝦子、蛤蠣、柳葉魚…
    • 蔬菜:青椒、玉米、茭白筍、杏鮑菇、金針菇…
    • 佐料:奶油、烤肉醬、胡椒粉、鹽…
    • 娛樂:那卡西、撲克牌…
    • 交通:小巴…
    • 其他:冰桶、垃圾袋、擦手紙…
    「這個清單其實就是大家當初come out出來的『需求文件』(Requirements documentation),而且是已經依據用途分類好了。」

    有求必回應,未必是答應

    院長:「咦?那天我記得是同仁們共乘過去烤肉區的,並沒有租用小巴啊?」

    「沒錯,院長。您看交通這項後面的註解,其實是有同仁提出過這個需求,但是後來因為有同事自己開車和共乘的方案出來,既可省經費,又同時可以熱絡同事間的感情,所以這項需求其實是不需要做的。像烤肉架這項也是類似的情形,烤肉園區內就有現成的烤肉架可以用,所以也不用再另外購買。」

    「既然最後沒有租小巴也沒有購買烤肉架,那為什麼在結案報告還要列出來啊?」

    「其實呢,『需求文件』就是忠實地蒐集並記錄『利害關係人』們『曾經』提出的『所有』需求。PM絕不能去問了別人,別人也興高彩烈地說了,可是最後卻不把別人的需求列入紀錄和討論。如果真的這樣做的話,不就會讓人家認為這個PM是在『莊孝維』嗎?那以後還有誰會真心願意地跟PM說他們的需求呢?如果人們不願意說出內心真正的需求,那專案的結果或產出,又怎麼可能會讓利害關係人們滿意呢?特別是這些利害關係人們又是重要的『客戶』的角色啊!」

    院長表示同意:「原來如此。那『利害關係人』這麼多人,大家的喜好,也就是你講的『需求』,一定都不太一樣,那怎麼可能全部都滿足這些零零總總的需求啊?」

    「院長,這就要談談下一個觀念,就是所謂的『範疇』(Scope) 這個名詞了。」



    (以上故事純屬虛構,如有雷同,純屬巧合)


    相關文章: