其實您懂專案管理(七)

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    專案團隊成員就如同象棋中不同棋子的角色,而PM則像下棋的人
    [承上篇]

    「在我們回到談工作的先後次序之前,我們還要談一個東西,也是屬於人資管理的一部份。」

    「還有啊!」

    「是啊!這東西叫做『責任分派矩陣』,Responsibility Assignment Matrix,又叫做RAM,不過這可不是電腦裡面的那個記憶體喔。」

    團隊成員的角色是什麼?

    「英文縮寫就是這麼麻煩,常常都是一大堆詞的縮寫都長得一樣…」

    「院長,您那些醫藥名詞才讓我們這些外行人霧煞煞哩!」

    「哈哈哈,也是。」

    「說到RAM,其實也不過就是一張表格,裏頭把WBS的每個工作包(交付標的)跟人有關的角色,像工作包該是『誰負責做』、『誰負責任』、『可以諮詢誰』、『誰又該被知會』這四種角色列出來而已。因為這四種角色的英文就是Responsible、Accountable、Consult、Inform,所以這種形式的責任分派矩陣表格又稱為『RACI責任分派矩陣』。」

    「喔~~~所以,如果說我想要知道某個WBS的工作包是誰負責的(負責任),只要查查這張表就知道了嘛!」

    「對!除了可以查WBS的字典之外,這個RACI表比較聚焦在人身上。WBS字典我們等會兒再談。這個RACI表內的每個工作包『負責任』的人只能有一位,不然,到時候工作包績效的責任就會釐清不了,就像『三個和尚挑水沒水喝』的道理是一樣的。而『負責做』的這個角色,當然至少得有一個人啦,多個人也是可以的!『負責任』的人當然也可以同時是『負責做』的人。至於C和I兩種角色就可有可無了,只是通常PM會被放在I的角色內。」

    「所以PM也可以是工作包『負責任』的角色嗎?」

    PM的角色是什麼?

    「其實,最好PM只對整個專案來負責,也就是只對WBS最上面那個『最終交付標的』來『負責任』,而且最好也不要擔任其他工作包的『負責做』的角色。其他的工作包或是中間層的交付標的,都應該盡量給別的團隊成員去『負責任』和『負責做』。這樣一來,PM才能抽身出來,用有別於其他團隊成員的高度,來監控、協調整個專案的進展。不然整個團隊很容易就會陷入無人指揮、瞎忙一場的亂象喔!」

    「如果PM既不『負責任』也不『負責做』,這樣PM不就好像沒做什麼事的感覺了呢?」

    「院長您說的沒錯,一般人都會有這樣的錯覺和誤會。其實,像專案的規劃、計劃書的撰寫、報告的撰寫、會議的主持,以及即時的風險和專案績效監控等,這些比較宏觀性質又很花時間的工作,通常只有PM才最合適去『負責做』的,其他的成員應該很不容易上手勝任的。更何況,院長您還記得,我們剛剛有談過『溝通佔據PM約80%左右的時間』嗎?」

    「是啊!我記得。所以PM的工作內容性質,真的跟其他成員很不一樣啊!」

    「既然溝通佔據PM這麼多時間,那有了這種RACI的責任分派矩陣表,每個團隊成員不就都可以自己去查詢,自己在專案中所需擔任的角色了,這樣不也就節省了大量的溝通時間了嗎?」

    「對吼!」

    WBS也是團隊溝通的基礎

    「所以說,雖然責任分派矩陣表面上看起來,好像只是把WBS上,每個工作包所指派的人力角色,整理出來而已,其實,它對於整個團隊的溝通效率的提升,也是非常大的。院長,您發現了嗎?WBS不僅僅跟利害關係人、範疇、時間、成本、人資、採購相關,現在又跟溝通扯上關係了耶!」

    「真是想不到,WBS真的是專案很重要的基礎…」

    「對啊!沒有WBS,就沒有RACI,團隊成員就無法知道該做何事、何時該開始、何時該結束、該負何責、該通知誰、遇到困難又可以問誰,那可是會天下大亂的。」

    院長此時,似乎已經對專案管理的複雜,有新的一層體會:「威廉兄,我大概可以體會為什麼要有PMP證照這回事了!這專案管理的領域牽涉這麼廣泛,如果沒有一個系統化的知識和做法,要是碰上大一點的專案,肯定會搞得人仰馬翻的啊!」

    「是啊!院長。烤肉趴還算是很簡單、很小的專案而已啊!我們還沒談到品質和風險的控管呢!」

    「蛤~還有喔。」

    「當然囉!」



    (以上故事純屬虛構,如有雷同,純屬巧合)

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