其實您懂專案管理(五)


    「『有求必應,非答應』!哈哈哈,有趣,有趣!」

    「院長,我們之前看過的需求清單,現在變成有重要順序的『範疇』清單之後,您是不是覺得工作就差不多做完了?」

    「應該是差不多了吧,不就是為每個類別分別指派一位同仁,負責採購完就好了嗎?」

    還有多少隱性工作?

    「院長,您想想看,像木炭、火種這些工具,和免洗碗筷這類餐具,沒有保鮮期限問題的東西,應該直接就可以派個負責人去採買就可以了,但是像肉類、海鮮、蔬菜這一類需要注意新鮮度和保存期限的食品,可得好好規劃一番了。更何況應該沒有人家裡的冰箱,大到可以塞進預先採買的所有生鮮食品,對吧?」

    「你這樣說也對,那還有什麼活要幹啊?」

    「比方說,院長您最愛吃海鮮了,那您喜歡烤冷凍蝦,還是活跳跳的蝦子?」

    「當然是活跳跳的蝦子啦,這還用問!」院長眉毛往上一挑,好像深怕人家買冷凍蝦給他吃似的。

    「對啊!您說的很合理啊!像海鮮這類食品,最注重新鮮度了。最好是活動當天一早再去傳統市場採購,像活跳跳的蝦子、新鮮肥美的蛤蠣、柳葉魚啊,等等。又譬如說,如果貴院同仁們覺得,超市預先醃漬的豬肉、羊肉等肉品都不夠入味,不如自己來配製醃醬料,提早個兩天來淹漬,味道會更好,那這些肉品就得在活動前兩、三天去採買,接下來再醃個一、兩天,給它徹底入味。還有,像冰桶這項,它是用來裝雞尾酒的,如果調雞尾酒的各項配料都買來了,冰桶卻還沒到位,那雞尾酒也會沒辦法開始調製。」

    「喔,那你的意思是說,範疇確認之後,接下來要做的就是把工作排先後順序,是嗎?」

    「對,也不對。」

    「你這是哪們子的邏輯啊,聽沒有啦!說白話文!」我發現院長開始沒耐性了...

    『交付標的』為導向的拆解

    「好好好。這麼說好了,範疇的邊界確認之後,想要把工作排序,先得把範疇(也就是篩選過後的需求)以『交付標的導向』的精神break-down(分解)出一個個的交付標的(deliverables)來。所謂的交付標的就是指可以單獨被完成,並且可以被單獨驗證的東西。因為這個烤肉趴活動的需求清單不複雜,而且也做了基本的分類了,所以您才會認為好像它就可以直接用來分派工作了。」

    「所以這是我的錯覺喔…」

    「其實,我們可以把這份需求清單的幾個大分類,視為幾個『大交付標的』。『工具』是一個,『餐具』是一個,『交通』是一個,『飲料』也是。這些大交付標的所轄的各品項,其實就是要完成這個交付標的所需要的『資源』,當然資源還包括負責完成這個交付標的的『人』。」我停頓了一下,喝了口水。院長就急著想繼續聽「嗯,有一點玄,不過,你繼續說,繼續說。」

    「院長,您有沒有發現雞尾酒這品項,是貴院的同仁自己調製出來的?」

    「我知道啊,活動那天他們有說,很好喝啊!雞尾酒的酒精濃度應該比啤酒還低,竟然還有人因為太好喝,喝多喝到醉呢,酒量有夠差的!哈哈哈!」

    「我想談的不是酒精的濃度,是『雞尾酒被調製出來的過程』。」

    「喔,這樣啊,你這專案管理專家還真是正經八百的。好好,你說,你說。」

    「雞尾酒這品項,如果只是買現成的,那倒是可以視它為『飲料』這個『大交付標的』的材料『資源』。但是現在它是貴院同仁們需要用人力、時間、和材料,才能完成的一項『產出』,那雞尾酒也可以被視為是一個『小交付標的』了。而這個小交付標的需要的材料資源就有蘋果丁、砂糖、萊姆汁、柳橙汁、伏特加等,還需要一位負責調酒的酒保。不僅如此,雞尾酒這個小交付標的要算過關完成,還得等到調製完畢,並且試喝OK,才算真正的完工。」

    「聽起來沒錯,然後呢?」院長狐疑地問我。

    「到目前為止,我剛剛提過了飲料是個『大交付標的』,而雞尾酒是它所屬的一個『小交付標的』,如果我們不知道調雞尾酒的酒保是誰、要花多少時間才能調製完成,那我們有辦法知道飲料這個大交付標的需要多久時間才能完成嗎?」

    「ㄜ,應該有點困難。」

    「沒錯。同樣地,如果我們不知道雞尾酒需要花多少材料成本和人工成本,那我們有辦法知道飲料這個大交付標的需要多少成本才能完成嗎?」

    「ㄜ,應該更困難了。」

    『易於管理』的WBS

    「對,關鍵就在這裡。光是有一個範疇或是需求清單,不但沒有辦法立刻分派工作細節給團隊成員,像那位酒保,更無法精準估算整個專案所需要的時間和成本。所以,我們需要將整個大專案視為一個『最終交付標的』,再把它由大到小、由上往下,逐步地拆解為更小的『交付標的』,直到洽當的程度為止。像飲料這項,拆解到雞尾酒這裡,可以估算出雞尾酒所需的人力、時間、資源,就可以不用再往下拆解了。」

    「我有點懂了,就是把不容易估算時間、成本、資源的大東西,逐步拆解到容易估算這幾個元素的程度。這樣對吧?」

    「對,一點也沒錯。這就叫做拆解到『易於管理』的程度,也是『拆解』的精髓所在。像其他的『大交付標的』就比較單純,就不用再繼續往下拆解了。這整個拆解過程完成之後,會產生一個由上到下安排的階層式樹狀結構,或是一個層層縮排的條列式結構,它就叫做『工作分解結構』,又叫做WBS,是Work Breakdown Structure的簡寫。」

    「所以,講了這麼多,其實就是把『範疇』拆解細化為『易於管理』的WBS,我說的對嗎?」

    「院長,您真的是太—厲—害—了,一句話就說完了。佩服,佩服,我得跟您好好學習學習了啊!」



    待續…
    (以上故事純屬虛構,如有雷同,純屬巧合)

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