其實您懂專案管理(十)

    「院長,談完了風險的管理,我們回頭來看一下WBS這玩意兒。前面我們說到WBS就是所有要做的工作的樹狀分解結構,而這棵樹的最底端的節點,就是一個個的工作包,也就是一個個的『交付標的』,您還記得嗎?」

    「當然啦,我又還沒有老年痴呆!」

    WBS 是所有專案工作的基礎

    「好,我來快速地彙整一下。WBS的工作包就是經過篩選的,利害關係人想要的工作成果(範疇);WBS也記錄了誰該對哪個工作包負責任、負責做、被通知(人資);每個工作包需要花費多少資源多少錢(成本),需要花費多少時間;哪個工作包是對外發包的(採購);各個工作包的品質要求又是什麼、風險又是什麼;團隊成員若是想要瞭解任何一個工作包的的這些資訊,只要查一查WBS就可以知道了,所以WBS又是團隊成員之間溝通的好工具。WBS被建立的過程,又是團隊成員之間,合作和默契建立的重要過程(人資),WBS涵蓋了這九大知識領域的管理,不可謂不重要啊!」

    「WBS的確是很神奇的東西啊!可是剛剛你說的這麼多資訊,怎麼可能都放得進去WBS的樹狀結構裡頭啊?」

    「喔,不好意思,我漏講了一個叫做『WBS字典』的東西。其實WBS樹狀結構的每一個工作包,都必須有一個獨一無二的代碼,而這個代碼在整個WBS裡面都不會重複。WBS字典則像是一個表格,表格裡的每一列就代表一個工作包,每列的第一欄就填上工作包代碼,來表示某個工作包,其他的各個欄位,就可以分別記錄剛剛所談到的那些資訊啦!」

    「所以,這個表格可能就有功能細節欄位、成本欄位、開始時間、結束時間、風險欄位、品質要求欄位、負責人欄位等等囉?而且如果WBS有20個工作包,就會有20列囉?」

    「沒錯,這只是個比較簡單的舉例罷了。像品質要求欄位就可以放個連結,讓負責測試這個工作包的團隊成員,知道可以到哪裡去找到相關的測試計畫、測試案例等等啦。」

    「喔~原來還可以用連結的方式,讓這個WBS字典更完善,又不會太龐大複雜啊!」

    「是啊!」

    「哇~今天談的這麼多東西,最後竟然都歸納到『WBS』和『WBS字典』這兩個東西了啊!」

    「對啊!這兩個東西,可不僅僅是用來記錄資訊而已喔!」

    「蛤~~~還有什麼用途啊!?」

    站在制高點來整合管理專案才是上上策


    「院長,如果說您在這個烤肉趴活動都計畫好了,突然跟橘子說,有廠商要來一起同歡,橘子該怎麼辦呢?」

    「嗯,你不會是想說,又要用到WBS和WBS字典了吧?」

    「哈哈哈,絕對是要的啦!您想想,這個時候,廠商的人是不是也變成利害關係人呢?」

    「對啊!你是想說,今天我們談過的,所有相關的動作都要再做一遍了,是嗎?」

    「對一半啦,其實有WBS這個架構出來了之後,所有的改變,就參考它去微調就可以啦。比方說,人數變多了,就看看哪些工作包的內容需要多採買一些,這些工作包的成本會增加多少、時間會增加多少、有沒有新的風險產生等…這些在WBS結構上都可以一目了然地被反映出來了喔!」

    「吼,我才不會像你講的那樣,突然這樣變來變去啦!」

    「哈哈哈,院長,我只是舉例而已啦!這個例子是在說明,其實WBS也是應變的基礎。工作包的工作內容(範疇)一有變化,相關的成本、時間、品質、風險等,是不是都得跟著一併考量,這樣才不會出差錯?」

    「對耶!」

    「這個牽一髮動全身的整體綜合考量,就叫做『整合變更控制』,也只有WBS才能勝任了。萬一需要多增加一些預算,或是需要稍微遞延烤肉趴的舉辦日期,因為事關重大,可能就得讓您來核准通過才算數,那您就是所謂的『變更控制委員會(Change Control Board)』的主要委員啦!本來是依據原來版本的WBS來執行和監控專案工作,並且衡量績效的,現在就要換成用,新核准通過的WBS來衡量績效囉。

    「又多了個『CCB』和『整合並更控制』的名詞啊!」

    「是啊!從一開始您對專案的正式授權,到橘子帶著大家做專案計畫,大家再依照計畫分頭進行各項工作,最後活動結束給您結案報告,專案的整個過程,橘子必須從頭到尾,時時監控專案的狀態,並執行必要的計畫變更。這些整體性、宏觀角度的工作啊,也就是除了剛剛談的『九大知識領域』之外的第十個知識領域,叫做『整合』。」

    意外揭露的秘密

    「威廉兄,今天真的是很開心,聽你介紹了這專案管理十大知識領域的皮毛啊!你不嫌棄的話,改天有空到我們醫院來坐坐,我介紹橘子給你認識認識,你幫我再跟她聊一些更深入的專案管理知識。」

    「好啊!榮幸之至。橘子的表現讓我印象非常深刻啊,我也很想認識認識她呢。」

    「威廉兄,不瞞您說,她是我的女兒。我除了這家醫院的事業之外,今年也剛剛投資了一家小軟體科技公司。她是唸computer science的,我打算將來讓她來幫我打理這家公司。以後要麻煩你的地方可多了。」

    我心頭一驚,正慶幸剛剛沒有亂批評橘子,「原…原…原…來橘子是您女兒啊,怪不得這麼優秀!優秀!優秀!(跳針)院長,您客氣了,有小弟能效勞的地方,是我的榮幸啊!」