其實您懂專案管理(四)

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    「院長,剛剛我們看到的需求清單還蠻完整的,您覺得橘子是怎麼做出這個清單的?」

    「應該就是找人問問就可以了吧!橘子就曾親自來問,我喜歡吃什麼肉類,喝什麼飲料啊。」

    「院長,因為您是這個專案的贊助人,也是最重要的利害關係人之一,橘子當然得來親自『訪談』您啦!對於其他的利害關係人,您覺得除了『訪談』,橘子還會用哪些方法來獲得需求資訊呢?」

    用對工具,廣納需求

    「不外乎是找大家來開會,或是去問曾經辦過烤肉趴的同事,再或者上網找資料囉。」

    「對,這些方法都不錯,不過有些小技巧要注意就是了。像『訪談』因為比較花時間,沒辦法對這麼多的利害關係人一一這樣做,所以重點就要找『重要的或關鍵的利害關係人』和『專家』來做『訪談』。而開會也要有方法,不然可能會變成熱鬧討論卻沒有結論。大家對『腦力激盪法』都覺得耳熟能詳,不覺得它有什麼特別要注意的。要讓腦力激盪法發揮最大的效益,其實是有一些技巧的。首先就是要限定一段時間,讓與會者在這期間內大鳴大放,拋出盡可能多的點子;時限到了之後,就必須將點子逐一『分類』,同時剔除重複的部分;最後大家對眾多點子進行討論,再『投票表決』出它們的重要優先順序,同時收斂這些點子這樣保證會做出有價值的結論。」

    對於那些不能來開會的同事們,你覺得最好用什麼方法來蒐集他們的意見啊?」院長突然這麼問我。

    「當然啦,對於那些不能來開會的同事們,可以用『問卷』來調查他們的意見。這工具的好處就是讓當事人有空的時候再填寫就好了。而且若是有需要用Excel來做統計分析的話,結構統一的問卷調查結果是更為方便的啊。還有一種更精實的作法,就是親自去香香烤肉園區,實際『觀察』現場!這些都是在蒐集需求的時候可以運用的一些工具喔。」

    院長用狐疑的表情看著我:「威廉兄,你剛剛說的這些蒐集需求的『工具』是蠻有道理的啦,可是,這些好像跟你說的『範疇』沒啥關係啊!?」

    「哈哈哈!院長,其實剛剛我已經把『如何將需求收斂為範疇』講完了喔!」

    「蝦毀!?我剛剛是有失神了嗎?怎麼一點印象都沒有啊?」我彷彿看見一大堆的問號在院長頭上飛…

    腦力激盪,有眉角

    「院長,我剛剛不是有說,開會要用限時的腦力激盪,加上分類和投票表決來產生有價值的結論嗎?」

    「是啊!然後勒!?」

    「在做腦力激盪的時候,與會的人員一定會把他們知道的資訊都丟出來,對吧?」

    「應該是會這樣。」

    「您想想,要在短時間內發想出新點子,這本來就不是件容易的事情。那大家會怎麼做?」

    「嗯…應該是會先把自己早就已經知道的資訊說出來,讓大家先參考參考吧。」

    「然後呢?」

    「然後應該會有人就會開始抄襲這些資訊,再小改一番,變成是他發明的新點子吧…」

    「完全正確!院長,這就是腦力激盪法的重要精神之一,除了要限時,還要鼓勵大家站在別人的肩膀上,改造別人的點子,成為新的點子。而且在這個限時的期間之中,絕對不可以對任何人的點子,做出任何好或壞的評論,這樣必然會扼殺掉大家的創意和勇氣。比方說,如果有人一提出他的想法,就馬上被負評,那這個人以後應該就不敢再繼續提了。而如果說是別人的想法立即獲到好評,那麼其他人也會害怕,怕再也提不出比這人更好的點子了。」

    「喔~~~沒想到我們常常掛在嘴邊的腦力激盪,還有這些眉角才會有發揮最大效果啊!受教了,受教了!」

    「院長您快別這麼說,您太客氣了,哈哈哈。」

    範疇即專案工作的邊界

    我繼續說:「經過分類之後的點子和想法,在表決的時候,其實就是表決這些點子和意見的重要性。所謂的重要性,可能包括這些意見是為了哪些利害關係人提的、可行性如何、費用合理嗎等等。綜合了各種角度的權衡之後,這個表決出來的需求順序,就成為日後做進一步計劃的時候,取捨需求的依據。像先前提過的小巴和烤肉架,就是這樣被排除掉的。剩下沒被排除掉的需求,就是整個專案最後一定要完成的事項,也就是所謂的『範疇』。對於比較多人希望要做的項目、對最終客戶價值比較高的項目,或是大老闆,像您,的喜好,通常就會有比較高的優先序。這樣才能把有限的時間、金錢、人力等資源,用在刀口之上。這就是『需求』和『範疇』最主要差異,我們可以用『聚焦』來形容它們之間的差異。就好比在『需求』這個大圈圈裏面,畫出一個小圈圈,來定義出範疇的『邊界』。」

    「喔~~我懂,我懂了。『需求』就是所有的利害關係人都可以提,但是不一定會被採納進入專案裏,而『範疇』是經過篩選之後的『需求』,一定會做進專案內。」

    「沒錯,就是所謂的『有需求必定會回應,但是未必會答應』的概念!」



    (以上故事純屬虛構,如有雷同,純屬巧合)

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