您的專案還在「野火燒不盡、春風吹又生」嗎?



    最近課堂上的一位學員在中場休息時跑來問我一個問題

    「老師,今天上你的課,收穫真的很大,我發現專案規劃真的不難。可是,我們主管常常掛在嘴邊的一句話就是『我們沒有時間了,計畫趕不上變化,不用計畫這麼多,做就對了』,這種情形我該怎麼辦啊?」


    專案團隊合作

    在職場上,大部分的工作,都在一定的程度上,跟某個「專案」有關。因為,不論我們是在做新產品,還是在做舊產品的改版,是在制訂新的服務流程,還是在做舊服務流程的改造,其實它們全都是屬於某種形式的「專案」。

    然而,「專案」大多都需要由「一群人」一起「協同作業」才能夠完成。不論這「一群人」是多是寡,這「一群人」若是沒有一個共同的計畫可以參考依循,那麼,這「一群人」的「協同作業」也就無從有序地發生。除非,這一群人當中的每一位個體(包含組織外部的人員),都能夠獨立自主地運作,工作都能自動地無縫接軌!

    相信大家一定聽過「人無遠慮,必有近憂」這句古諺語。在專案的管理上,什麼是「遠慮」?什麼又是「近憂」呢?

    「意外」是真的意外嗎?

    說白話,「遠慮」其實就是「專案的整體規劃」,「近憂」就是「潛在的風險」或「已發生的問題」。「不做適當的規劃」這件事情,本身就是專案管理上最大的一個風險

    根據我們多年的職場經驗與觀察發現,就算我們再怎麼盡力做事前的詳盡規劃,我們永遠都無法摒除所有的可能風險。但是,只要我們「盡力做好事前的詳盡規劃」,那麼,該專案通常都會執行得比較慘烈一些。怎麼個慘烈法呢?

    典型的問題就是,專案到處在起火!專案經理為了滅火而疲於奔命,結果卻還是「野火燒不盡、春風吹又生」!為什麼會這樣呢?

    出來社會混,很多東西終究是要還的。欠債還錢,乃天經地義之事!那些因為「沒有事先想到」、「沒有事先想清楚」的「必要工作」與其「相關順序」,通常在專案開工執行之後,才會被人一一發現,而這些「發現」,就是很多人口中所謂的「意外」,而這些「意外」,終究還是得花費專案團隊的時間和心力去澄清、修正和解決,而且往往都是在「火燒屁股」的情況之下發生的。這就是所謂的「野火」!

    我曾經在《Issue就像黑社會,你不盡快解決它,它會更快帶著兄弟來找你》這篇文章當中舉過一些例子,如果你「不想清楚就去做」,或者是「馬馬虎虎、得過且過」,這些欠下的「債」早晚都會跑出來要你還,而且妙的是,往往都是在你「手頭很緊的時候(沒時間的時候)」跳出來要你還債。

    時間是真的不夠嗎?

    我們雖然無法完全避免野火的發生,但是我們卻「一定」可以透過良好的事先詳盡規劃,讓野火發生的機會大幅減少。就算是偶有野火發生,我們也可以讓野火發生的範圍變得非常小而很容易掌控與迅速撲滅。

    野火發生的機會大幅減少之後,專案經理與專案團隊,就能省下非常可觀的滅火時間與成本,然後把這些省下來的時間和成本,花在其他可以讓產品/服務做得更好的地方,這就是「事先詳盡專案規劃」的重要和可貴之處!

    要做好專案的詳盡規劃其實並不是太困難,重點在於你有沒有掌握到專案管理最重要的心法是什麼。大家都應該聽過所謂的 80/20 法則,專案管理最重要的心法其實也就不過是掌握那些 20% 的部分,大概就可以應付 80% 專案管理實務狀況了。

    還有更重要的一件事情,那就是,別再亂槍打鳥、且戰且走了。請務必要善用「系統化」的專案管理工作方法,並且「善用高效率的排程軟體工具」來協助您的專案管理工作(可以參考《如何讓您組織的專案治理「如虎添翼」》這篇文章)。如此,相信您和您團隊的工作品質一定能夠得到巨幅的改善,生活品質也一定會被連帶得到良好的改善,進而進入一個良性的循環。

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