最近課堂上的一位學員在中場休息時跑來問我一個問題…
「老師，今天上你的課，收穫真的很大，我發現專案規劃真的不難。可是，我們主管常常掛在嘴邊的一句話就是『我們沒有時間了，計畫趕不上變化，不用計畫這麼多，做就對了』，這種情形我該怎麼辦啊？」
在職場上，大部分的工作，都在一定的程度上，跟某個「專案」有關。因為，不論我們是在做新產品，還是在做舊產品的改版，是在制訂新的服務流程，還是在做舊服務流程的改造，其實它們全都是屬於某種形式的「專案」。
然而，「專案」大多都需要由「一群人」一起「協同作業」才能夠完成。不論這「一群人」是多是寡，這「一群人」若是沒有一個共同的計畫可以參考依循，那麼，這「一群人」的「協同作業」也就無從有序地發生。除非，這一群人當中的每一位個體（包含組織外部的人員），都能夠獨立自主地運作，工作都能自動地無縫接軌！
相信大家一定聽過「人無遠慮，必有近憂」這句古諺語。在專案的管理上，什麼是「遠慮」？什麼又是「近憂」呢？
「意外」是真的意外嗎？
說白話，「遠慮」其實就是「專案的整體規劃」，「近憂」就是「潛在的風險」或「已發生的問題」。「不做適當的規劃」這件事情，本身就是專案管理上最大的一個風險！
根據我們多年的職場經驗與觀察發現，就算我們再怎麼盡力做事前的詳盡規劃，我們永遠都無法摒除所有的可能風險。但是，只要我們「不盡力做好事前的詳盡規劃」，那麼，該專案通常都會執行得比較慘烈一些。怎麼個慘烈法呢？
典型的問題就是，專案到處在起火！專案經理為了滅火而疲於奔命，結果卻還是「野火燒不盡、春風吹又生」！為什麼會這樣呢？
出來社會混，很多東西終究是要還的。欠債還錢，乃天經地義之事！那些因為「沒有事先想到」、「沒有事先想清楚」的「必要工作」與其「相關順序」，通常在專案開工執行之後，才會被人一一發現，而這些「發現」，就是很多人口中所謂的「意外」，而這些「意外」，終究還是得花費專案團隊的時間和心力去澄清、修正和解決，而且往往都是在「火燒屁股」的情況之下發生的。這就是所謂的「野火」！
我曾經在《Issue就像黑社會，你不盡快解決它，它會更快帶著兄弟來找你》這篇文章當中舉過一些例子，如果你「不想清楚就去做」，或者是「馬馬虎虎、得過且過」，這些欠下的「債」早晚都會跑出來要你還，而且妙的是，往往都是在你「手頭很緊的時候（沒時間的時候）」跳出來要你還債。
時間是真的不夠嗎？
我們雖然無法完全避免野火的發生，但是我們卻「一定」可以透過良好的事先詳盡規劃，讓野火發生的機會大幅減少。就算是偶有野火發生，我們也可以讓野火發生的範圍變得非常小而很容易掌控與迅速撲滅。
野火發生的機會大幅減少之後，專案經理與專案團隊，就能省下非常可觀的滅火時間與成本，然後把這些省下來的時間和成本，花在其他可以讓產品/服務做得更好的地方，這就是「事先詳盡專案規劃」的重要和可貴之處！
野火發生的機會大幅減少之後，專案經理與專案團隊，就能省下非常可觀的滅火時間與成本，然後把這些省下來的時間和成本，花在其他可以讓產品/服務做得更好的地方，這就是「事先詳盡專案規劃」的重要和可貴之處！
要做好專案的詳盡規劃其實並不是太困難，重點在於你有沒有掌握到專案管理最重要的心法是什麼。大家都應該聽過所謂的 80/20 法則，專案管理最重要的心法其實也就不過是掌握那些 20% 的部分，大概就可以應付 80% 的專案管理實務狀況了。
還有更重要的一件事情，那就是，別再亂槍打鳥、且戰且走了。請務必要善用「系統化」的專案管理工作方法，並且「善用高效率的排程軟體工具」來協助您的專案管理工作（可以參考《如何讓您組織的專案治理「如虎添翼」》這篇文章）。如此，相信您和您團隊的工作品質一定能夠得到巨幅的改善，生活品質也一定會被連帶得到良好的改善，進而進入一個良性的循環。