如果你可以想盡辦法對付你人生上的重大風險,其實你也可以給你的專案同樣的關愛!


    最近和一位朋友聊天,朋友說:「前一陣子岳父(以下簡稱阿伯)突然生病住院,這件事讓他忙亂了好一陣子!」

    阿伯已經七十多歲了,是個五十幾年的老煙槍,而且還已經有些失智,行動雖然無法很敏捷,但是至少生活還可以自理,並且還有個老伴在照應(也是七十幾歲)。三個月前,阿伯突然暈倒,被鄰居緊急送醫,朋友於是陪老婆回南部去處理這些事情。


    醫院證實,阿伯其實已經小中風過兩次了,這次是第三次,可能跟長期抽煙有關。此外,阿伯在左右肺部各有七、八公分大的腫瘤,初步判斷應該是肺癌末期,需要等一週後出爐的切片檢驗報告才能夠確認!

    住院一週之後,由於阿伯狀況穩定,於是便先出院回家休養,朋友和他老婆方得以喘口氣,回北部處理堆積如山的工作,同時也忐忑不安地等著檢驗報告的結果。

    故事到這裡,如果您是我朋友,您會採取什麼樣的後續行動呢?是「船到橋頭自然直」的消極態度?還是「如臨深淵,如履薄冰」的積極態度,審慎沙盤推演所有的可能發展,做好準備?

    朋友的太太其實不是不想選擇後者,而是因為這個「意外」來得太突然了,她一時之間實在也是不知所措,方寸大亂,整個人完全是被這個「意外」牽著鼻子走!所幸,朋友在職場上有多年的主管歷練,加上他的角色比較能旁觀者清,朋友便陪著太太一起沙盤推演,希望能做好萬全的準備,不再像這次一樣,慌亂不堪。

    其實,大家都知道「老煙槍+失智」這個信號,早晚會導致住院風險的發生,只是由於風險何時會成真,大家實在也難以預料,所以心理上的準備是有的,只是這個問題還沒有急迫到需要馬上去規劃實際的應變措施罷了。

    現在住院風險成真了,原本的急救風險、癱瘓風險、死亡風險和爭產風險成真的機率也就被瞬間提高了許多,其緊迫性與嚴重性均大幅地升高,對後續的處理、照護,及費用支出等,勢必需要及早安排因應。因此,朋友為這些風險規劃了以下的應變措施(錦囊):

    • 急救爭議風險:阿伯子女之間協議好放棄積極治療,註記健保卡,避免急救時的醫療決策爭議
    • 癱瘓風險:將照護阿伯所需的大量心力與勞力(包括進出醫院的送接等)移轉到安養機構
    • 死亡風險:安排好生命禮儀機構,確保不會措手不及或被臨時敲竹槓
    • 爭產風險:移轉阿伯名下不動產到其原配,確保對阿伯晚年不聞不問的小三子女無法爭遺產
    • 費用風險:阿伯子女之間溝通好,畫押背書上述計畫並共同分擔所有的費用

    故事後續的發展,果如沙盤推演所料,各個風險逐一成真。所幸相對的風險應變措施規劃良善,朋友家人僅需依照錦囊行事,就不慌不亂地送阿伯走完人生最後一程。

    這個故事讓我想起以前在管理專案經理團隊時的一些情景。在我的經驗當中,一個專案發生「意外」的頻率跟該專案經理「龜毛」的程度有關,而非跟其「年資」長短有關。愈是龜毛的專案經理,愈是不容易讓專案出「意外」,因為龜毛的專案經理總是鉅細靡遺、既廣且深地詳盡規劃,及早發現許多的未爆彈,尤其是那些殺傷力極大的未爆彈!那些行事風格大而化之的資深專案經理,其專案的意外狀況仍經常比其他專案來得多

    不過話說回來,再龜毛、細心的專案經理也無法以一己之力來完封那些無所不在的未爆彈,所以專案經理更應該透過團隊的集體智慧與多元視角,共同將未爆彈及早挖掘出來,並制訂相對應的應變措施(錦囊),這樣才能讓專案經理和整個團隊晚上睡得安穩!

    您也許會問,不是常有人說:「計畫趕不上變化,變化趕不上老闆一句話,老闆一句話趕不上客戶一通電話!」基本上我同意這句話,但是這並不代表我們就無法處理這種現實的狀況。如果一個專案經理能夠有效領導其專案團隊集思廣益地詳盡規劃,面面俱到地去考量專案管理的每個面向(利害關係人、溝通、人資、採購、品質、時間、範疇、成本),那麼我們是可以做到「孫悟空再頑劣(變化再多再刁鑽)也逃不出如來佛的手掌心(連老闆和客戶的心聲都照顧完善的縝密規劃)」的境界的!就算如來佛偶爾不小心讓孫悟空溜了出來,頂多也是讓牠撒個小野就能馬上再收服牠!

    我在EZ專案力企業內訓課程當中再三地強調,「未知」是專案的天性,也是專案風險之所在,正因為我們對「未知」的忽視和無知,這些「未知」才會漸漸地變成實際的「問題」,而當我們遭遇這些「問題」的時候,我們卻又常常只是將之視為「意外」!似乎唯有如此,我們才得以心安理得一些,罪惡感少一些,因為「意外總是難免的」,而「對未知的無知卻是難以被原諒的」!其實,你我都心知肚明,「早知如此(會出事),何必當初(不做詳盡規劃)」!

    結論:

    「意外」實在是太讓人措手不及、讓人感到不安、讓人對事情失去主導權!「意外」讓我們工作進度落後,讓我們工作不開心!我們做詳盡規劃的目的,就是為了要「減少」意外的量,也要「減輕」那些無法被消滅的意外所造成的衝擊,以對我們的工作和生活能更有所掌握!「不做詳盡規劃」這件事本身就是專案管理上最大的風險!

    其實,詳盡規劃您的專案並沒有您想像的那麼困難。只要盡可能地讓專案團隊成員具備良好的風險意識(sense of risks),定期關注利害關係人、溝通、人資、採購、品質、時間、範疇、成本等各個面向的變化,並且讓大家都具備良好的緊迫敏感度(sense of urgencies),以及時回報任何狀況與發現,其實您的專案距離零風險也就不遠了!

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