從中國武漢肺炎防疫,看專案風險管理



    中國武漢肺炎防疫,是一場必須「全民皆兵」的大戰,因為,病毒的攻擊對象是每一位國民。因此,將每一位國民,在「實體防疫武器」和「心理危機意識」方面都武裝好,才能提高戰勝這場世紀災難的機會。

    相信大家最近在電視上,一定都看到各種不斷撥放的防疫宣導短片,如,口罩配戴的恰當時機、勤洗手更重要、減少參加人群密集接觸的活動等。這些近乎洗腦的頻繁撥放,目的就是要強化大家的防疫「心理危機意識」,建立全民強健的防疫智慧。

    而在口罩禁止出口與限購、口罩產線的投資擴建、醫材的加大儲備、醫療機構的警戒戰備提升、疫苗與試劑的研發、航線的暫時中止、人員的出入境管制、罰則與法令的修訂等,這些國家所做出的超前佈署作為,就是在為每位國民提供「實體防疫武器」。

    上述強化防疫「心理危機意識」的相關作為,成本相對低廉,效益卻可以很長遠。「實體防疫武器」的相關措施,成本雖相對高昂,卻是非為不可的必要行動。

    我們都知道「預防」的成本一定比「治療」的成本要低得多,正所謂「預防勝於治療」。可是,人們常會因為沒感受到「後果的嚴重」而怠惰,疏於落實「預防」的動作,而此正是提高「嚴重後果成真機率」的元兇。中國武漢地區及韓國大邱地區,相繼爆發難以收拾的大規模社區傳染疫情,堪為此例!

    中央流行疫情指揮中心每天召開至少一次記者會,公開、透明、即時說明最新全球疫情與我國防疫措施,這不僅僅只是在向全民做溝通,其實還有提升並維持全民高度防疫危機意識的效果。有危機意識卻不恐慌,「實體防疫武器」才會被有效率、有效果地最佳化使用,穩住防疫的步伐與節奏。

    專案風險管理和專案時程管理

    這種「不怕一萬,只怕萬一」的各種穩健作為,在專案管理上就是所謂的風險管理,亦即,要極盡所能地,將任何可能影響專案的未知負面事件,都給挖掘出來,加以事先防範。

    如同國家能動員的防疫資源有限,防疫的時程也都很緊迫,專案的時間、預算和人力,一樣有限又緊迫,故執行專案風險管理所需的資源,也得被有效率地運用,並產生最大化的效益。

    在過去二十多年的職場經驗,以及為眾多企業客戶授課和輔導的互動當中,我統計出,絕大多數專案最大的痛,幾乎都是抵累(delay),可是,絕大多數的人都不清楚,為什麼專案老是抵累,更不知道該如何改善這種情況。

    任何工作都需要花錢花時間,不過這裡卻有個重要的差異,亦即,錢就算多花了(預算超支),其實還有很多方法和機會可以再借或再賺,可是若是時間被用完了,卻是神也救不回來的災難。因此,「守住時程(schedule)」一定要是專案管理的重點(廢話)。

    那麼,為什麼這麼多專案的時程老是守不住呢?據我的經驗和觀察,絕大多數都是因為專案的「意外太多」。這些「意外」是我們在專案管理時「沒能事先挖掘出來」,或是挖出來了卻「沒有作為」的那些待辦工作。無論是哪一種,都是專案風險管理沒做,或是沒做好。

    專案風險管理四步驟

    盡力將這些原本未知的「意外」事先挖掘出來的動作,就叫做「專案風險辨識」,這需要整個專案團隊一起合作,集思廣益,才能夠盡可能地減少疏漏,而且,這還跟專案團隊的專長夠不夠廣泛,以及大家的專案經驗夠不夠豐富有關。若是專案團隊在這些部分有所不足,那就需要引進團隊外部的專家顧問來協助。

    被辨識出來的專案風險項目,肯定一大堆,根本不可能全部都處理。所以,接下來我們就必需「快速」將這個清單上的風險項目排出優先順序,這個動作就叫做「專案風險定性分析」。

    為什麼要「快速」?因為有些風險項目,就像病毒開始在社區大肆擴散一樣,應變措施是一刻都不能等待的。像這樣的東西就一定得先快速抓出來,即時處理掉它們。

    再則,因為要「快速」,所以此時我們不會有太多的相關細部資料做分析,只能靠組織和個人過去的經驗和制度(Lesson Learned)來先做判斷。

    然而,這樣快速排序出來的風險項目清單,畢竟還是無法讓我們有足夠的信心,投資大量的時間和金錢去對付它們。因此,此刻我們得開始依照現有的優先順序,對最重要的前面幾個風險項目逐一做些較為詳細的「專案風險定量分析」,以進一步確認它們的優先順序是否恰當,確實值得我們優先投入資源來處理。

    有了優先順序信心相對高的風險項目清單之後,下一步就是,對這些風險項目逐一投入相應比例的時間和金錢去對付它們。不論對付它們的行動是「徹底消滅之(Avoid)」、「降低其發生機率或發生後的衝擊(Mitigate)」、「轉嫁(Transfer)」、「只能等著它發生(Accept)」,或是「盯著就好(Watch)」的哪一種,行動方案皆應包含「明確的看管負責人」、「行動的完成時間點(或再次檢查的時間點)」、以及「如何確證行動已完成」,這些東西就組成了所謂的「專案風險回應計畫」。

    如此一來,專案經理以及各風險項目的看管負責人,只要照計畫工作,就不用擔心會有太多的意外。

    不過,專案的進行是會發生各種變化的,可能會有新的風險項目,也可能舊的風險項目會變嚴重、變緊急。因此,我們仍需定期執行專案風險管理四步驟,以確保沒有嚴重的漏網之魚。相信我,這些漏網之魚,總是會在最後關頭,突然殺出來狠狠咬你一口,造成抵累的。

    專案風險管理算額外工作負荷嗎?

    專案風險管理四步驟的執行,是需要花專案團隊成員們時間,也會花專案預算的,而向相關利害關係人溝通這些風險回應計畫,也是需要時間的,這些部分都必需,也應該反應在專案的時程基準(Schedule baseline成本基準(Cost baseline上,甚至風險回應計畫該產出的具體成果,也應被放入專案的範疇基準(Scope baseline也就是 WBSWork Breakdown Structure)內來跟催。

    這些風險管理衍生出來的工作,大多都被人遺忘,或被認為是沒必要的額外負荷(overhead)。殊不知,不論是被無意漏掉,還是被蓄意忽視,最終這些工作都還是會回頭找上門討債,而且往往都會在專案最後關頭才出現,造成專案反應不及,只能被迫抵累。切記,出來混專案,風險管理債終究是要還的

    專案風險管理若是做得確實,意外就會變少,就算不免仍會有意外,至少也不會是太嚴重的大意外,可以讓團隊游刃有餘地去處理它,專案的時程就會可控得多,這就是管好專案時程的重要密技之一。

    此外,我也常聽到「嚴重的品質瑕疵」或「品質瑕疵過多」被大家界定為「意外」,造成抵累。對此,我無法認同。怎麼說呢?

    品質瑕疵之所以會出現,不是因為它「臨時」「不小心」「被發現」,通常它都不是不可預見,而是因為「人禍」。品質問題經常是因為個人工作紀律太差,不遵守既定規矩,偷雞摸狗,犧牲品質,掩蓋事實所造成的,它們老早就「種」進產品潛伏著,等待時機爆發罷了。這是專案的品質管理沒有被落實,根本就不是意外。

    養成良好專案管理習慣 DNA,團隊和組織就會不知不覺地升級

    專案風險管理落實得當,同時汲取他人的經驗與教訓,要讓專案順產(如期、如質、如預算)其實並沒有這麼困難。當一個專案開始順產之時,相信每一位專案參與者,定會以身為該專案團隊的一員為榮,組織也會有愈來愈多的專案順產,從此讓專案順產成為組織的 DNA。

    疫情依然險峻,我們要一起守好個人衛生紀律,不參與各種大型密集人群接觸集會,全民一起當疑似病例的監控者和通報者,要不斷從防疫漏洞當中快速學習補強,要超前佈署(風險管理),我們定可阻絕病毒的大規模擴散,平安度過此疫。

    不僅如此,全民於此防疫期間所養成的好習慣與好紀律,會內化為我們的 DNA。政府淬鍊出來的精實 SOP,會成為我們防疫的金鐘罩。這些對於日後不明疫情的防治,絕對會有巨大的助益,台灣會成為全球免疫力最強的國家。

    這段期間,全民幾乎不分黨派,不分宗教,一致團結地凝聚出許多防疫共識和行動,政府的表現,也是既專業又果決,效率奇高無比。我們跟以前很不一樣,在世界上愈發獨特,讓他國人民羨慕不已。

    我們不是世衛成員,飽受欺凌,那又怎樣?我們團結、先進、自立自強,是防疫的模範生。我台灣,我驕傲!