不懂這三要素,專案怎麼可能低風險?(上)


    最近跟一位朋友吃飯閒聊,席間他說起三個月前他接了一個新案子,風險很高,果然現在疲於奔命,到處救火。於是,我好奇的問:「風險是怎麼個高法?」

    朋友:「就很多新功能都沒做過,風險當然很高啊!」

    我:「那你們是怎麼描寫這些風險項目的?舉個例子來聽聽…」

    朋友:「大概就是依據經驗,判斷每個新功能的複雜度,再分別它們高、中、低的風險等級啊…」

    「這樣的風險描述,聽起來好像只是依據功能複雜度來評量風險,功能複雜其實未必會是風險的成因。有沒有可能是因為風險的描述,沒有抓到要點,才會造成你所謂的風險,其實根本就不是真的風險,只是一種無關緊要的不確定,而相關的資源和行動也根本就用在錯的地方,所以現在才會被迫救那些到處冒出來的火?而這些火,就是當初那些沒被好好照顧到的風險,所衍生出來的?

    朋友聽我說完,沈默了許久…

    風險定義三要素

    要解決這種問題,我們就必須先來看一下,風險到底是個什麼東西?它又該怎麼被定義和描述。沒有把這兩關搞清楚,要做好風險的應對和回應,其實是相當可能事倍功半的!

    這個世界上很多事情都存在著一些不確定性,只是,當中有些不確定性很高,有些則較低,有些跟我們的專案有關,有些則無關。對一位專案經理而言,他/她只需要關注那些和專案目標有關的不確定即可。那麼,什麼又叫做「跟專案目標有關的不確定」呢?

    舉個例子來說,每個專案都會有個最後期限,它也就是所謂的「專案時程目標」,是專案的諸多目標之一。任何有可能(Probability)會對專案完工日期(Objective)造成延遲影響(Impact or Effect)的事件(Event),就是「風險」之所在。

    於是,我們就可以把風險定義為「可能會對專案目標造成影響(Impact or Effect)不確定事件(Uncertain Event)以及其原始原因(Cause)」,而這個「原始原因」則必須是個「事實(Fact)」。

    一個原始原因(Cause)可能會造成許多個不確定事件(Uncertain Events),而這些不確定事件,卻不一定每個都會對專案目標造成影響(Impact or Effect)。可能會對專案目標造成影響的不確定事件,才是「風險」!

    所以,風險不是「已知」的問題或議題(problem, bug or issue),風險是一種「會對專案目標造成影響」的「不確定」

    掌握了這幾個要點來做風險的結構化描述,才能夠讓風險的溝通和管理事半功倍!

    風險無所不在

    您也許會想問,那我們做專案為什麼要一直冒風險呢?難道不能做個沒有風險的專案嗎?

    我們來看一個生活上的經典案例:換手機。除了因為故障或者是遺失的原因之外,我們為什麼會一直想要換新手機?理由很簡單,就是我們想要的新手機,可以提供新的「價值」給我們,不管這個價值是種無形的虛榮感,可以拿來向朋友炫耀某種品味,還是這個價值是個有形的、實實在在的好功能。

    既然如此,手機廠商也就會不斷地想辦法,提供新的價值給用戶,同時也為自己創造新的盈餘。於是,以改善舊功能、舊外觀,或是增加新功能、新色彩,來產出新產品,就變成是專案的一個常態。

    然而,不論是哪一種作法,對新專案來說,即使是已經用某個舊專案做為參考基準,這些新東西就一種「變異」。而變異,就會產生一些不確定;而不確定,就可能對專案目標造成影響,這種不確定就是專案的風險!

    所以,風險是資本主義下,求新求變的經濟活動,所無可避免的產物啊!

    風險只能被好好管理

    既然專案風險是無可避免的,那我們也只能好好地去管理它們。怎麼管呢?第一步當然就是「盡可能地」把所有的風險都辨識出來囉。

    之所以會用「盡可能」這個詞,其實是因為,在實務上,我們根本就不可能一次就把「所有」的潛在風險都全部辨識出來。況且,很多東西是需要實際動手做了之後才會發現,原來不是當初規劃想像的那回事兒!就算是諸葛亮也有百密一疏,讓自己和團隊身陷險境的時候(空城計就是一例)。風險常常會像程咬金那樣,突然從半途中殺出來!

    好,那既然不能一次就把所有的風險全辨識出來,那麼,我們就必須定期地、持續地做「風險辨識」的動作。不僅要把過去這段期間,專案進行的過程和狀態都再全部審視一遍,看看有沒有什麼新的風險突然冒出來,同時也要看看,先前列管的舊風險有沒有什麼變化,是消失不見了,還是機率變高了,後果會不會變得更嚴重了。

    例如,對於那些已經完工並且已經驗證完成的工作成果,它們的相關風險項目,就可以不用再繼續追蹤下去,當初為這些風險所預留的相關緩衝時間(buffer)和預算等「準備(Reserve)」,也都應歸還給專案和組織。而對於那些新開工的工作,我們就得留意可能衍生出來的新風險!

    接下來,我們就來看看,一個新手機專案,在實務上是如何做風險管理的。(下篇


    圖片來源:twoicefloes.com