Scrum,敏捷,專案管理,PMP,領導統御,甘特圖,排程軟體

    別懷疑,風險就在你身邊,意外隨時會發生!不做風險管理,隨時會GG!


    六月初的某天一早,我和家人打算開車到還沒去過的林口三井Outlet走一走,沒想到,才離家不到五分鐘,就在路上遭遇一件令人驚心動魄的事件

    天有不測風雲、人有旦夕禍福

    這天,豔陽高照,晴空萬里,天氣好得不得了,我們的心情也是!此刻,紅燈轉綠燈,我們在快車道上開始徐徐加速。在我們前方五十公尺的路口,有輛休旅車緩緩地,從右方慢車道切入我們這線的快車道。說時遲、那時快,一輛在對向快車道的自小客,突然地急速左轉!

    啊~~~我老婆一聲尖叫並同緊急煞車,把我嚇了一大跳!我的視線馬上從我的手機移向車窗外的前方!

    ……那輛急速左轉的自小客,和慢慢切入快車道的休旅車撞個正著!休旅車的左側遭撞,從快車道被撞翻剷飛!飛越過中央分隔島,再繼續向右翻轉,最後在慢車道翻成正面!

    自小客車的車頭全毀冒煙,駕駛人還能踉蹌地走出來查看情況,而被撞的休旅車,車體結構雖然完好,可是卻沒有人走出來!我在慌亂之中,立即報了警處理!

    「如果是我開車,只要再快個幾秒,被撞得可能就是我們了」我跟驚魂未定的老婆這樣說。說也幸運,平常出門大都是我在開車,除非是真的很疲累,才會讓老婆開車。這次也不曉得怎麼著,就自然而然地變成是我老婆開車。她開車比我小心謹慎得多,慢條斯理得多,這也讓我們僥倖逃過這次的意外!

    正所謂是「天有不測風雲、人有旦夕禍福」,有些風險,我們可以預測得到,進而可以預先應對它們,甚至是徹底迴避掉它們。可是有些意外,卻從來就不是我們可以事先預測得到,避免得了的,我們能做的,唯有「猜個大概」和「減輕影響」罷了! 專案的風險管理,和生活上的風險管理,其實也是一樣的道理。

    專案的風險打哪來?

    專案要成功,需要注意的面向有很多,專案管理界廣為人知和接受的PMBOK(專案管理知識體系指南)就定義了所謂的十大知識領域,包括範疇(需求)、時程、成本、品質、採購、風險、人資、利害關係人、溝通,和整合。其中,風險管理知識領域在談的,就是「如何統籌管理所有面向可能產生的風險」。這些風險可能有哪些呢?我們舉一些例子來看看。

    跟範疇、時程、成本這三大專案績效衡量基準有關的,例如,某些工作事項(範疇),可能從頭到尾都被漏列,沒被跟催到,而到最後一刻才被發現,可是此時卻已經來不及補救了;有些工作的難度有可能會被低估,而且被低估到連夜加班都補救不回來,因而造成專案時程的延誤;而為了彌補這些時程上的延誤,我們可能會需要加人、材料和設備,因此造成成本的超支。

    跟人有關的,例如,團隊成員的招聘也有可能會在數量上或能力上不足,導致工作沒人可負責,或是推展不順利,這是人資管理風險;很多專案可能會因為專案成果的使用者(利害關係人之一)不想改變工作習慣,直接或間接地抵制專案的推展,最常見的就像是公司內部的流程系統改善專案;團隊成員間的大量溝通,更可能會有許多不預期的誤會、誤傳,甚至是衝突。

    其他的像供應商有可能會倒閉、零組件可能會缺貨或是停產,是屬於採購管理風險;老闆或客戶要加新功能,卻常「忘了」也應該要同時讓團隊增加相應的時間和成本,這是整合管理風險。

    這些都是專案管理上很常見的意外和不確定性。

    不怕一萬,只怕萬一

    已經發生的問題,叫做議題(Issue),還沒發生但可能會發生的,才叫做風險。也因為風險都是「還沒發生的」,所以才「還有機會」採取一些措施,來「應對」它們。像上述那台被撞的,或是撞人的車主,之前投保的各種相關保險(如果有的話)就是「風險應對措施(Risk Response Plan)」,是「錦囊」、是計畫、是「事前預防」。而車禍的發生,就是風險的確認發生,風險就變成了一個「議題」。這時就是「執行計畫」、是要「事後」解決議題,可能是醫療救護、筆錄製作、保險理賠等了。

    但願雙方車主和乘客都平安無事,也都「事先」做足了應有的風險應對措施啊!