你以為只有公司的工作才叫專案嗎?其實,當你安排一個私人旅行的時候,你已經在管理一個專案了,只是此時你同時扮演著專案經理、專案團隊和客戶的角色罷了。事實上,不論在工作或私人場域,專案都無所不在,而我們也經常不知不覺地在管理著這些專案。既然專案管理和我們的日常關係這麼密切,那麼,我們理應很擅長管理專案才對。然而,實際情況並非如此。
我在科技業和管理顧問業從事專案管理相關工作已近三十年,接觸過數百個專案管理實務案例,從中我發現,專案管理一直都是很多企業管理者和專案工作者的痛,許多專案都遭遇過需求不斷變更、時程延宕、成本超支、跨部門溝通困難、最後關頭才品質瑕疵爆量,導致專案難以收拾的狀況。最後只能靠專案團隊賣肝賣腎加班,拼命修補瑕疵來勉強結案。企業和團隊都苦不堪言。
此外,由於專案經理多半也沒有團隊的績效考核權,有責無權,許多人因此而相當排斥擔任這個職務,結果,組織的專案管理知識和經驗也就變得更加難以傳承,而進入一個惡性循環。
然而,專案管理真的有這麼困難嗎?難道沒有一套方法可以來解決這些困境嗎?
我們知道,一個專案想成功,絕對必須先掌握能做出產品的技術。不過,光靠技術是不夠的,若組織沒有良好的專案管理制度,當大家聚在一起做專案的時候,團隊就經常會陷入群龍無首、一盤散沙,甚至是山頭林立的狀態。這就好像你徒有一群強壯的士兵(專案團隊)卻沒有一位能謀善戰的將軍(專案經理)領導大家打仗一樣,這樣是不太可能打出一場漂亮的勝仗的(順利成功結案)。
此外,還有不少人認為,專案經理不需要懂技術,但我卻不敢苟同。舉手機開發專案為例,它需要整合很多技術,諸如軟體、邏輯電子電路、無線通訊、光學、聲學、機構、省電、散熱以及生產製造等,就算專案經理無法對這些技術「樣樣精通」,但我的實務經驗卻一再證明,專案經理一定得「樣樣都懂」。因為唯有如此,專案經理才能聽懂技術人員在講什麼,才能加入討論,才能洞察團隊盲點,最後做出最佳化的大小決策。否則,專案經理不可能得到團隊尊敬,也不可能指揮得動團隊。
專案的領域知識和技術,只要不恥下問,通常都不難,因為專案經理並不需要懂得比團隊還深。不過要讓大家好好配合專案經理的指揮,確實還需要其他的軟技巧。譬如,專案經理得掌握利害關係人的各種眉角,得懂人性和心理學,還必須有足夠的組織政治生態敏感度。別懷疑,一位優秀的專案經理就是得有這樣的三頭六臂能力。
這麼多軟硬技巧要學,確實得花很多的心力。不過先別擔心,事實上,有一個很重要而且一點也不難,還可以讓你的專案管理事半功倍的利器,你一定要先學起來,那就是「專案管理計畫」。這個計畫必須涵蓋專案所有的人、事、時、地、物、錢的細節,包括它們之間錯綜複雜的關聯性。
比方說,專案必須交出哪些成果,否則就會無法結案?這些成果的品質驗收標準為何?需要做哪些任務才能得到這些成果?任務之間的先後順序怎麼安排?誰來執行這些任務?任務各需多少時間、設備和材料?各任務的成本是多少?這些都要放進計畫之內。
有了這份詳盡的計畫,專案團隊就有合作的共同依據,專案經理就有計畫執行的監控基準,一旦有人偏離了計畫,專案經理就要馬上評估,看看是否有必要立即矯正,這些就是專案管理最重要的規劃、執行和監控的技巧。如果你能掌握這個部分,專案的推展就必定能夠順利很多,而想學習這些技巧,《最後期限》這本書就是你最好的老師之一。
本書作者以小說的手法來詮釋許多原本生硬的專案管理議題,讀起來讓人欲罷不能,學習很輕鬆。內容涵蓋了專案管理方方面面的軟硬技巧,廣度也很足夠。如果你能每隔一段時間就回頭重溫一次本書,我相信你會發現,本書其實很有深度。強烈推薦你,一定要好好珍藏、閱讀這本經典好書。
(本文作者為兵法管理顧問有限公司創辦人,曾擔任 HTC 軟體專案經理團隊主管)