某天早上,一位管顧夥伴
Line 我:「老師,我們接到一個 case 了,想跟您保留 x 月 x 日的日期,不知道老師那天有空嗎?」我看了看行事曆,那天剛好有空檔,於是回覆她,「可以,那我就把那天保留給你們囉!」
「請問客戶端的主要痛點是什麼?」我接著問。
「好的,我再請良光打電話給您!」
當天下午,良光來電,我們談了將近
20 分鐘,這家客戶聽起來是想要兩天版的課程,因為想要用實際的專案來做演練,還想在半年後做成果發表,似乎課後還有顧問合作案的機會。不過,由於我問良光的幾個問題,她都無法回答清楚,於是,我請她 host 一個客戶對焦訪談會議,以及必須邀請哪些人出席等。
雖然良光一直試圖說服我,由她去向客戶詢問我想問的問題,不過,就我對她的程度的了解,這鐵定會發生「失之毫釐,差之千里」的溝通落差,形成雞同鴨講的窘境。於是我給了她兩個時段,堅持面對面與客戶溝通。
「良光,妳是在搞什麼鬼啊?不是答應我要去客戶公司談嗎?就算是要改成電話會議,也不能這樣臨時一通電話就要開會啊?萬一我沒空,妳怎麼辦?」
良光解釋半天,說是客戶忘記發 email 之類的鬼話,我一點也不信!
臨通電話前,良光還再次叮嚀我,會議中千萬不要提及 email 的事情,不知道她到底在玩什麼把戲,應該是有惹毛客戶了!哪有業務不追著客戶盯進度,反倒是被客戶追著跑的!
我想,八成是良光自己出包,壓根就把客戶答應要開會的這件事忘了,所以也就完全沒有通知我,等到客戶人都到齊了,發現她沒到場,才打電話給她的!好吧!就算是幫她一個忙吧!
我把事情喬開,陪她一起開這個臨時又緊急的電話會議。但就算如此,您大概也可以想見到,客戶端與會人員的心情,以及他們對這家管顧的印象,會是怎麼樣的評價了!
客戶端與會者,除了承辦的人資主管之外,還有事業處的副總,以及其他幾位主管。整個會議談了將近一個小時,良光果然完全插不上嘴,根本就聽不懂我與客戶對談的內容!
會後發現,客戶要的就僅僅只是一天的課程,沒有要兩天的課程,而且客戶還要用自選專案來直接上場演練,練完一天就要能落地,不想先上課,統一建立學員對專案管理的共通語言和共識!
我的老天爺!這不但需要完全客製化課程,還得冒著極高的課程操作失利風險啊!
理由很簡單!主導會議的副總,一直宣稱全公司的同仁都已經上過專案管理課了,堅持不需要再上一次通識課程。但是,事實是,該公司的專案管理問題依舊一團亂!顯然地,過去所上過的專案管理課程,成效不甚理想,不然這次也不用重新找新講師來為他們上課,而且還是更困難的實戰演練課程。
在長達一個小時的電話會議當中,副總一直閃避不提的困境,最後一刻被我套出來,其實就是典型多數專案治理不佳的組織所常面臨的問題。包括,事情掉東掉西的、總是延誤時程、總是因此要對終端客戶賠款、賠不是等。
在此之前,副總一直在花極大比例的時間,不斷地吹噓該組織的人力素質有多高,公司的願景有多宏大等等。在我看來,副總不僅吹牛吹錯對象,還顯得自視甚高,傲氣逼人!更離譜的是,排程軟體的採購與否,本應當由專案治理需求單位來決定,這家公司竟然可以由人資主管直接了當地說:「我們『不可能』因為上了這堂課就去買軟體!」悍然斷絕改善專案治理的重要機會與方法!決策和角色之混亂,堪稱一絕!
依我之見,這個組織的問題,其實只是沒有掌握到整個專案管理的心法。但是,因為組織高層決策者,無法以開放的胸襟聆聽專業的建議,採納完整的訓練過程,並導入重要又有效的排程軟體工具,基礎功夫都沒學好,又怎麼能有辦法去跟人家打什麼世界盃,夢想在幾年內成為全球化的公司呢?
不想買、不想學、不想導入排程軟體工具,幻想上上課就可以改善組織的各種專案治理問題,這就是許多組織的專案治理問題核心所在,毛病都出在這裡!
其實,相較於課程本身的價格,買個幾套排程軟體,根本就不是什麼大錢!更何況,能夠找到實務經驗豐富,能教心法,又能引導企業正確導入和使用工具,讓組織的專案治理有機會被大幅改善的講師,更是不多了,這樣的效益不是顯而易見的嗎?
曾經有管顧夥伴告訴我,出錢的是老大,我只能同意一半。
我認為,懂得聽專業建議,讓組織掌握住專案管理心法的這隻「虎」,紮好專案治理的基礎,加上善用排程軟體的這個「翼」,就能讓組織的專案治理「如虎添翼」般地起飛,大幅地躍進,這才是組織決策者的真智慧,這才是值得尊敬的「老大」!
我認為,懂得聽專業建議,讓組織掌握住專案管理心法的這隻「虎」,紮好專案治理的基礎,加上善用排程軟體的這個「翼」,就能讓組織的專案治理「如虎添翼」般地起飛,大幅地躍進,這才是組織決策者的真智慧,這才是值得尊敬的「老大」!