「老師,客戶希望能幫同仁們上『進階專案管理』課程,因為這些同仁們大都已經上過基礎專案管理課程了,不知道老師能不能幫忙這門課?」最近一位管顧合作夥伴來電這麼問我。
「請問一下,所謂的『進階』,客戶的定義是什麼呢?」
「就是講一些領導啦,事先預知風險,管理好風險啦,怎樣管好利害關係人啦,怎樣控管好專案的時間,不會底類(delay)啦,怎樣控制好專案的成本之類的…」
大家都知道,天下沒有白吃的午餐,可是,我們卻往往想白吃午餐,不想付出對等的代價。這個的客戶給我的感覺,就很像是來求一顆「專案管理仙丹」的,期望只上一天的「進階」專案管理課程,就可以讓組織的專案從此不再
delay、不再超支、不再有風險、利害關係人不再抱怨、專案經理和主管們還都變得很會領導統御!(我認輸,我─真─的─做─不─到。如果你認識做得到的能人,介紹給我認識一下,我一定要跟他/她學一學)。
依我二十幾年的職場實戰歷練,以及這些年為數以千計學員提供顧問輔導和課程服務的經驗來看,這位客戶的「進階」要求,其實也只是「基礎」而已。然而,不僅僅只有這個客戶會這麼想,很多其他的客戶也有類似的想法,差別只在於,有的客戶願意接受專業建議而改變,有的則不會。
我很好奇,為什麼大家對於「基礎」和「進階」的課程內容,會有這樣的普遍誤解呢?
「專案管理」是牽一髮動全身的管理類能力,你看到的現象往往不是真相
「專案管理」的「管理」兩字,其實就已經清楚宣告,這是一門管理學。管理學是處理「一群人團隊合作」的相關議題的學問,這些議題所牽涉的層面既廣且深,並且還會相互影響,牽一髮動全身。就像我們常常只看到蝴蝶效應所產生的最後結果,卻不知道,造成這種結果的深層根本原因,其實很可能是在其他看似毫不相干的面向上!
就拿最多人跟我訴苦的「專案delay」來舉例好了,為什麼專案會 delay 呢?以下可能很多你都還沒有想過,可能就是專案
delay 的真因。會不會還有可能,以下各項之間還會相互牽扯呢?
- 是沒有人力?還是大家根本就無心工作?
- 是招聘不到人?還是根本就沒有認真地去招聘?
- 是大家對於工作死線的認知溝通有誤?還是根本就沒在溝通?
- 是成果的驗收條件一開始就不清不楚?還是客戶一直在變更規格?還是團隊沒想清楚,漏東漏西、產生大量瑕疵?
- 是專案工作毫無前例可參考,困難度極高,誰來做都會 delay?還是團隊自己能力不足?
- 是客戶臨時壓縮時程?還是一開始定下的時程就已經極不合理?根本就是非戰之罪?
- 是工作設施嚴重不足?還是根本就沒有事先好好規劃,提出相關需求?
- 是市場上沒有包商會做?還是沒有認真地去找包商?還是根本就早已內定好包商,沒得談?
- 是大家都無法事先察覺潛在風險加以因應?還是根本就只有專案經理自己在做風險評估?
良好專案治理與專案管理的根本
很多組織,連專案經理的角色都付之闕如,所謂的「專案團隊」根本就群龍無首,各自為政,專案怎麼可能會順利?有些組織,就算有專案經理的角色,但也常常只是某個單位自行決定的臨時派任,缺乏組織整體高度的正式授權,名不正言不順的,加上被指派出來的「專案經理」也常缺乏良好的專案管理訓練,那也無怪乎,其他單位不願好好配合這位「專案經理」了(聽過「將帥無能,累死三軍」吧)。
良好的「組織結構設計」是做好專案管理的根本,把這部分先調整好,培訓課程或是顧問輔導,才能收事半功倍之效。
此外,在施行專案管理專業的基礎訓練時,必須夠全面。也就是說,專案團隊(注意,不是只有專案經理)對於專案管理十個知識領域的知識和工具,都需要有一定程度的掌握。不僅如此,還需要能在專案生命週期的不同階段(起始、規劃、執行、結案),知道如何調整運用這些知識和工具的節奏和強度。如此,團隊的整體戰力方能被極大化。
培訓只是「基礎」,實戰才是「進階」
上面專案 delay 情境的真因在哪兒,其實沒人敢給出肯定的答案,除非,有個專案管理經驗夠豐富的顧問,跟著團隊一起跑專案,隨時觀察團隊內成員間的互動,才能比較有把握地指出問題的真因所在,之後才能想辦法避免或解決掉它們。而專案團隊在與顧問合作的這些過程當中,學到這些找出真因並加以解決的實戰技巧,才是真正的「進階」技能。
因此,把本屬於「基礎」類的東西,用更多的時間教學員,不該被叫做「進階」,因為那只不過是在教授「更多基礎內容」罷了。學更多基礎內容,並不會讓你變得更會管理專案,更有可能的是,會讓你消化不良而生病,誤以為那些東西沒有用。
好,如果組織不想再多學些不會應用的基礎內容,又還沒準備好要進行顧問輔導,卻想要再精進組織的專案管理能力,那又該如何呢?
其實介於「基礎」培訓課程和「進階」顧問輔導之間,還有一種選擇。
那就是,以有限的一天課程,把專案管理最精要的兩成基礎知識和工具教授給學員,之後再讓學員們在一天的課堂上,以自己工作上的實際真實專案做演練,講師則同時扮演著臨時顧問的角色,動態補充對付該專案所需的知識與實戰技巧,以解決該專案八成左右的實務問題,我稱這種做法為「中階」課程內容,算是一種折衷的學習方法。
那就是,以有限的一天課程,把專案管理最精要的兩成基礎知識和工具教授給學員,之後再讓學員們在一天的課堂上,以自己工作上的實際真實專案做演練,講師則同時扮演著臨時顧問的角色,動態補充對付該專案所需的知識與實戰技巧,以解決該專案八成左右的實務問題,我稱這種做法為「中階」課程內容,算是一種折衷的學習方法。
由於培訓課程的上課時間大都很有限,因此,無論課程如何精良設計,其最終的成效,終究不可能會比顧問輔導的成效來得高,這也是只選擇培訓課程時,應該要有的健康認知。您說是嗎?
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