「K3B集合!」幼稚園老師這樣地大聲喊著!只見小朋友們立刻拋下手上的玩具和畫筆,從四面八方衝向老師,並在老師的前方自動排成一列。動作之迅速、紀律之嚴謹,令人瞠目結舌!
遊戲人人愛玩
原來,這是我外甥的幼稚園老師發展出來的法寶。各位有小孩的朋友們一定知道,這種年紀的小孩,尤其是「一群」小孩,在一起玩開的時候,根本就不受控制,更不會聽你的指揮。所以,聰明的老師們就想到了這個方法。當有需要控制小朋友們行為的時候,就施展這個「集合和排隊速度」的競賽遊戲,而且,小朋友們也超捧場der,一聽到班級代號,就瘋狂配合。不相信嗎?我再舉一個例子,您就會知道這到底有多瘋狂!
有一次,我和外甥在小七一起用餐,餐後,外甥乖乖地用筆在畫畫,小姨子聊著聊著,就把外甥的幼稚園名牌隨手放在桌上。我一看上面有K3B的班級代號,於是就心血來潮地喊了一聲:「K3B集合!」您猜,發生了什麼事情?
我外甥竟然立刻拋下畫筆,慌忙地東張西望,在找是誰在喊他的班級代號,老師又是在哪裡,想跳下椅子衝過去集合!等到大概過了5秒鐘之後,他才回過神來,發現是我在耍他玩,就自己在那邊顆顆地傻笑…
在此之前,我也只是聽我小姨子轉述這個故事而已,還無法體會這口令在現場的威力。經過這次的「親身試驗」之後,外甥的這個反應,讓我出乎意料地驚奇,這口令,竟然已經變成是他的一種反射動作了!
慣性人人適用
這種故事讓我聯想到,其實我們在做管理的時候,也經常會把許多的團隊事務設計成為「讓團隊成員有反射動作」的作法。例如,專案的例行週會,一般我都會固定在週一的早上9:00或是週五的下午4:00,除非是我自己蒙「聖上」(就是CEO啦)召見,否則我都不會輕易地更改時間,更很少會取消。這種在每週固定時刻開會的作法,會讓所有團隊的成員產生一種「節奏感」,也就是「慣性的反射動作」。時間到了,幾乎所有需要開會的團隊成員,都會自動準備好資料,並且準時到會議室報到。
一方面,這會需要團隊成員把其他的約會,或是自己的工作,在開會之前,就先安排好一個斷點,告個段落。而另一方面是,專案經理必需先樹立「說到做到的威信」,讓該來開會的人,一定不會被他逃掉,該準備資料而沒準備的,也一定會被問到倒。這樣,團隊成員就會知道你開會是玩真的,不是隨便敷衍行事的,會議也就能有效、快速地完成。
我們再來看看另外一個軟體專案管理的例子。專案團隊中,每位軟體工程師其實都可以隨時將他/她所撰寫的程式碼,上傳(check-in)到中央控管的電腦伺服器(server)上,跟其他人上傳的程式碼做整合整併(merge)的。可是,我們怎麼知道這麼多人寫的程式碼,在數十次的整合整併之後,會不會有問題呢?
所以,一般我們的作法都會讓這台電腦伺服器在每天的凌晨兩點,自動將所有人的程式碼,複製一份出來做編譯(compiling and linking)的動作,看看能不能產生一份可以被正常安裝、使用的軟體版本(ROM),以利隔天早上測試人員進行各種的測試與驗證。
這個凌晨兩點的auto-ROM build機制,也讓所有的軟體工程師都自動地產生一種工作的節奏感,那就是,大家都會自動地把當天想要上傳的工作成果,都在這個時間點之前,在自己的電腦上先驗證完畢,然後再上傳到伺服器上,讓自己的成果被整併進入凌晨兩點的版本之中。這樣,隔天測試人員就可以測試到自己今日的工作成果了。
團隊的「無形按鈕」
不論是幼稚園裡三、四歲的小朋友們,還是職場上幾十歲的大朋友們,不論是遊戲,或是工作,其實都需要一種節奏感,以讓團隊的運作更為地順暢。幼稚園的班級口令(固定口令做固定動作)和職場的工作流程(固定時刻做固定動作),就好比是團隊的一個「無形按鈕」。只要這個按鈕一被按下,團隊就會被觸發慣性的反射動作,有節奏地相互配合、協調一致,發揮出整體最好的戰力。
除了上述的例子之外,您還想到了哪些團隊管理的地方,可以加個「無形按鈕」的呢?