敏捷方法的成功密技(14):你不可不知,影響專案開發速度的八大障礙


    在《開車旅行跟敏捷專案管理有什麼關係?》一文當中,我們談到了,只要能掌握團隊的產品開發速度,幾乎就等於掌握了整個專案的進展。

    其實,不論是傳統式還是敏捷式的專案管理,道理都是一樣的。但,到底有哪些因素會影響到團隊的開發速度呢?我們還是先來看看開車旅行的例子。

    旅途中,我們可能因為以下的各種因子,影響到我們完成行程的速度,也就是影響到我們到達目的地的時間:

    1.  速限
    2.  路徑
    3.  路障
    4.  時機
    5.  駕駛技術
    6.  車況
    7.  油料
    8.  天候

    假設我們要從台北開車到高雄去玩,那麼,以上的各個因子會怎樣來影響我們的行程呢?對照到專案管理和產品開發,又會是什麼樣的情境呢?

    速限

    我們知道,國道三號大多數路段的速限是 110 公里/小時,國道一號則還有許多路段是 100 公里/小時,若不考慮其他因素,我們應該會優先選擇走國道三號,因為可以開得快一些。

    這些速限是國家規定的,沒得商量,組織之中,也同樣有許多的規範和規定必須遵守,例如,要符合 ISO xxxxx 的規範,這些都會直接或間接地,影響到專案的管理效率,以及產品的開發速度,彈性極其有限。

    路徑

    我們應該選擇全程走國三?還是全程走國一?要不要考量沿途的交流道多寡(因為匯流處總是會小塞一下)?該先國三再轉國一嗎?中間該走國二還是走其他替代道路?即便是全程走國一,也還要想一下要走五楊高架?還是平面道路?

    這個路徑的安排,同樣也會影響到我們到達終點的速度快慢。

    然,路徑的選擇,我們卻常需考量其他的因素來做決定,例如,台中地區最好走國三,因為國一常塞車;國一桃園、中壢路段也一樣常塞車,所以最好走五楊高架!

    專案也一樣,對於某一群工作任務,我們應該先做哪一個?再做哪一個?整體的速度會不會有差異?

    如果先做較困難或較龐大的任務,可能會花較多的時間,感受卻是沒啥進度!這樣,會不會影響到團隊的士氣?如果能夠定期地產出一些可用的小成果,是不是會讓團隊較有成就感,較能夠長期維繫住團隊的士氣?

    路障

    此外,你可能沒料到,會遇上某路段正在做養護,沿路的重重路障縮減了車道,讓你也不得不減速。大雨過後的道路品質可能也不良,坑洞和水窪,也會迫使你減速或繞道。更有可能會遭遇一些掉落物或車禍,車速也會被迫大幅地降低!

    工作上,你原本計畫得好好的,可是總會天不從人願,老是有些程咬金突然冒出來,這邊卡你一下,那邊擋你一會兒的,這就是風險!

    對於這些風險,你只能盡量事先猜個大概,猜個大部份,然後準備好一些錦囊和備案,例如,先預備好一些額外的緩衝時間buffer),或是先保個險,萬一出事了,也還來得及救,或有人幫你賠,這就是在做專案風險管理

    時機

    你一定會考慮,是要在連續假期還是平日來出遊,因為車流量會差很大,對你行程速度的影響就很大!

    工作上,你會選擇在什麼樣的時機,來啟動一個專案或產品的開發案?結案的時間,需要考慮配合一些節慶日的到來嗎?例如,聖誕假期、雙 11 光棍節、中國農曆春節等的這些消費性產品的銷售旺季?

    如果選擇開案和結案的時機不恰當,開發團隊就會很辛苦!因為,大家都在搶,專案需要的零組件就可能會缺料。開發人員也可能會被要求同時從事多個專案,而每個專案都在喊它最重要。

    如此這般,專案的開發速度當然也就很難快起來!

    駕駛技術

    技術優秀的駕駛,遇到各種路障狀況,一定比較能輕鬆安全地應付過去,對於路徑的選擇也往往能比較正確有效。

    具備豐富知識、經驗和技術的專案開發人員也一樣,在遭遇到一些專案開發的狀況時,通常也比較能快速地找出合適的解決方案,讓專案開發速度受到的影響減到最小。

    車況

    車況的好壞,先天上就決定了車速的極限。一台平日疏於保養的老爺車,就算駕駛的技術再好,也沒辦法讓它表現得像新車一樣。就算速度真的操上去了,冷氣也可能就不涼了!

    專案團隊的工作環境就像是車子的車況,有沒有好的工作場域空間可以讓開發團隊產生最高效率的溝通,有沒充足又好用的開發工具,讓團隊能自動化一些耗時的手工任務? 有沒有一個好的流程和機制,能夠排除開發團隊遇到的種種障礙?

    油料

    油料的品質也是影響車速的因子,好的油,讓你的車跑得順又快,差的油,讓你的車很快有積碳!那麼,專案團隊的油料又是什麼?

    沒油,車就不會跑,有油,車也不保證能跑得快!薪資福利就是團隊的油,可是卻不保證能讓團隊跑得快又好!

    想辦法讓團隊有有主導權、有歸屬感、有成就感,團隊就會跑得快又好,這些就是「好的油」!

    天候

    天有不測風雲!路上會不會突然起大霧?風雨會不會變大?能見度佳不佳?這些你很難完全掌握得了,真遇上了,也只能用「耐心」和「小心」這兩心來應對。

    專案管理也一樣,當你盡心盡力做足了夠多的規劃,還是遇上了不可預期的狀況,那就只好「接受它、放下它」吧!說穿了,專家們口中的風險管理的最後一招,其實也只不過是「接受」現實的狀況和損失罷了!

    最後,我們再把開車旅行和專案管理的心法做個總對照吧!

    1.  速限(專案管理流程、組織制度/規定)
    2.  路徑(工作順序或方法的選擇)
    3.  路障(專案風險管理和應變)
    4.  時機(專案時程管理)
    5.  駕駛技術(專案人資管理和培訓)
    6.  車況(專案工作環境)
    7.  油料(專案人資管理和激勵領導)
    8.  天候(專案風險管理和心態)

    圖片來源:http://www.jituwang.com


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