「老師，XXX在我的專案裡，他所負責的活動還有四個小時的浮時，我把他借給其他專案，如果只借出去一個小時，並不會影響我的專案啊？為什麼不可以借呢？」
我：「當然可以借出去啊，只不過我認為這不是最好的解決方案！您想想看，這是為什麼呢？」
這是上週的公開班課程結束之後，一位超認真的學員跑來問我問題的一段對話。
這段對話，讓我想起以前的一些經歷，有幾個專案管理上非常重要的思考點，個人覺得應該拿來跟大家分享一下。
什麼是「要徑」？
這裡，我們要先來談談，什麼是要徑（critical path，也有人翻譯成關鍵路徑）。
我們知道，要完成一個專案，需要做許許多多的活動（activities），每個活動都需要一些資源和一些時間。這些活動之間有些有相依性（dependency，也就是有一定的先後順序關係），就好比蓋房子，一定得先蓋好地下室，然後才能再往上蓋高樓層，是一樣的道理。然而，其他大部分的活動，大多就都可以同時開始進行，而且是愈早開始愈好，風險就會愈低。
把這麼多的活動，全部都排列起來之後，就會形成許多條的「活動鍊」，這些活動鍊有的需時較長、有的需時較短。最長的那條活動鍊的總時間長度，就是整個專案能完工的「最短時間」，這條活動鍊就叫做「要徑」！
為什麼會叫做要徑呢？那是因為，只要這條活動鍊上的任何一個活動稍有差池，有任何的延誤，整個專案就會被延誤，所以，這條活動鍊就是專案時程控制「最重要的路徑」，必須被特別地關注！而且要徑還不一定只有一條而已！
一個專案的人力，往往不僅僅只是負責你的專案，他/她往往也同時負責其他的專案，甚至是其他的好幾個專案，這是業界的一個常態，很難避免！所以，動態調度專案成員，也是專案經理經常會遇到的課題。當其他專案的專案經理要向你調度人力的時候，大多數的專案經理只會先評估自己的專案會不會受到影響，然後再決定要不要把人借出去。這樣的行為很正常，並沒有什麼不對，然而，這卻不是唯一，也不是最好的方式。怎麼說呢？
資源要用在刀口上，最重要的專案未必都是刀口
「時間」，就是一去就不復返，救都無法救！所以，多數專案都會把時程視為最重要的目標。要徑上，前面的活動被延誤了，專案經理是救不回來的了，專案經理能做的是，盡量想辦法去壓縮要徑上，還在後面，且尚未開工的那些活動所需要的時間。而壓縮時程的方式，最簡單、最安全的方法就是加人，或是換更高等級（更厲害）的人力或設備來做相同的活動（當然，也會更貴）。這也就是為什麼，專案經理會常常需要面對人力調度的議題的主因之一。
回到把人借出去的case，我們應該要先問的問題，不是「我的專案會不會受到影響」，而是「你借這個人要幹嘛」才對。如果對方的專案比你的專案還重要，而它已經開始delay了，那麼，你就要非常小心地回應這個調人的要求。
不知道各位有沒有常常見到一種現象，就是「某專案是公司最重要的專案，該專案的專案經理認為什麼資源都應該以他的專案優先運用？」這其實是非常錯誤的觀念，可是卻經常會被拿來當做是尚方寶劍，任意到處掠奪其他專案的資源，造成公司內其他專案經理管理專案的困擾！
我是這麼回答上述學員的問題的：「您想想看，就像剛剛我們課程上所說的，如果對方專案的專案經理把人借去了之後，並沒有把人用在他專案的要徑之上，那麼，XXX對他專案delay的時程其實是一點幫助也沒有的，對吧？」
「對！」這次這位學員倒是很迅速地回應，不像我剛把問題丟回給他思考時，楞了一下（XD）。
「好，那與其讓XXX被調來調去瞎忙，對兩邊的專案都沒有幫助，而且，XXX還要額外多花在不同專案之間切換工作所需要的warn-up時間，降低他的工作效率，讓原本他在你的專案活動所估算的時間變得可能不夠用，開始影響到你的專案，那你為什麼還要把人借出去呢？」
在我向這位學員說明完之後，這位學員恍然大悟，不斷點頭地說：「喔～～～老師，我懂了！剛剛我的想法其實只是直接把魚給對方的專案經理，並沒有教他如何釣魚，老師您的做法，是教會那位專案經理怎麼釣魚，以後他就不會動不動就來要魚吃了，對吧？」
「完全正確！」看他開竅了，我也很開心地回答。
資源利用，要以組織整體利益來考量
身為一位專案經理，我們並不是只照顧自己所負責的專案就好。別忘了，我們也是整個組織的成員之一。當別人的專案有狀況，會對組織不利的時候，我們也同時深受其害！
所以，我們應該站在對方專案經理的角度去思考問題，看看什麼樣的方法，才是對對方最有利的解決方案。同時，也是對整個組織最有利的方案。有時候，甚至是犧牲自己的專案也得做！不要懷疑，當人家的專案比你的專案受高層重視，你卻不出手，你的老闆也會強迫你出手相救。這個時候，人情可是你老闆給對方的，不是你給的！您看出這其中的差異了嗎？
圖片來源：tech.qq.com