專案經理,你到底是借,還是不借人?判斷要精準,人情要做對!


    「老師,XXX在我的專案裡,他所負責的活動還有四個小時的浮時,我把他借給其他專案,如果只借出去一個小時,並不會影響我的專案啊?為什麼不可以借呢?」

    我:「當然可以借出去啊,只不過我認為這不是最好的解決方案!您想想看,這是為什麼呢?」

    這是上週的公開班課程《上班族生存術之專案力》結束之後,一位超認真的學員跑來問我問題的一段對話。

    這段對話,讓我想起以前的一些經歷,有幾個專案管理上非常重要的思考點,個人覺得應該拿來跟大家分享一下。

    什麼是「要徑」?

    這裡,我們要先來談談,什麼是要徑(critical path,也有人翻譯成關鍵路徑)。

    我們知道,要完成一個專案,需要做許許多多的活動(activities),每個活動都需要一些資源和一些時間。這些活動之間有些有相依性(dependency,也就是有一定的先後順序關係),就好比蓋房子,一定得先蓋好地下室,然後才能再往上蓋高樓層,是一樣的道理。然而,其他大部分的活動,大多就都可以同時開始進行,而且是愈早開始愈好,風險就會愈低。

    把這麼多的活動,全部都排列起來之後,就會形成許多條的「活動鍊」,這些活動鍊有的需時較長、有的需時較短。最長的那條活動鍊的總時間長度,就是整個專案能完工的「最短時間」,這條活動鍊就叫做「要徑」!

    為什麼會叫做要徑呢?那是因為,只要這條活動鍊上的任何一個活動稍有差池,有任何的延誤,整個專案就會被延誤,所以,這條活動鍊就是專案時程控制「最重要的路徑」,必須被特別地關注!而且要徑還不一定只有一條而已!

    一個專案的人力,往往不僅僅只是負責你的專案,他/她往往也同時負責其他的專案,甚至是其他的好幾個專案,這是業界的一個常態,很難避免!所以,動態調度專案成員,也是專案經理經常會遇到的課題。當其他專案的專案經理要向你調度人力的時候,大多數的專案經理只會先評估自己的專案會不會受到影響,然後再決定要不要把人借出去。這樣的行為很正常,並沒有什麼不對,然而,這卻不是唯一,也不是最好的方式。怎麼說呢?

    資源要用在刀口上,最重要的專案未必都是刀口

    「時間」,就是一去就不復返,救都無法救!所以,多數專案都會把時程視為最重要的目標。要徑上,前面的活動被延誤了,專案經理是救不回來的了,專案經理能做的是,盡量想辦法去壓縮要徑上,還在後面,且尚未開工的那些活動所需要的時間。而壓縮時程的方式,最簡單、最安全的方法就是加人,或是換更高等級(更厲害)的人力或設備來做相同的活動(當然,也會更貴)。這也就是為什麼,專案經理會常常需要面對人力調度的議題的主因之一。

    回到把人借出去的case,我們應該要先問的問題,不是「我的專案會不會受到影響」,而是「你借這個人要幹嘛」才對。如果對方的專案比你的專案還重要,而它已經開始delay了,那麼,你就要非常小心地回應這個調人的要求。

    不知道各位有沒有常常見到一種現象,就是「某專案是公司最重要的專案,該專案專案經理認為什麼資源都應該以他的專案優先運用?」這其實是非常錯誤的觀念,可是卻經常會被拿來當做是尚方寶劍,任意到處掠奪其他專案的資源,造成公司內其他專案經理管理專案的困擾!

    我是這麼回答上述學員的問題的:「您想想看,就像剛剛我們課程上所說的,如果對方專案專案經理把人借去了之後,並沒有把人用在他專案要徑之上,那麼,XXX對他專案delay的時程其實是一點幫助也沒有的,對吧?」

    「對!」這次這位學員倒是很迅速地回應,不像我剛把問題丟回給他思考時,楞了一下(XD)。

    「好,那與其讓XXX被調來調去瞎忙,對兩邊的專案都沒有幫助,而且,XXX還要額外多花在不同專案之間切換工作所需要的warn-up時間,降低他的工作效率,讓原本他在你的專案活動所估算的時間變得可能不夠用,開始影響到你的專案,那你為什麼還要把人借出去呢?」

    在我向這位學員說明完之後,這位學員恍然大悟,不斷點頭地說:「喔~~~老師,我懂了!剛剛我的想法其實只是直接把魚給對方的專案經理,並沒有教他如何釣魚,老師您的做法,是教會那位專案經理怎麼釣魚,以後他就不會動不動就來要魚吃了,對吧?」

    「完全正確!」看他開竅了,我也很開心地回答。

    資源利用,要以組織整體利益來考量

    身為一位專案經理,我們並不是只照顧自己所負責的專案就好。別忘了,我們也是整個組織的成員之一。當別人的專案有狀況,會對組織不利的時候,我們也同時深受其害!

    所以,我們應該站在對方專案經理的角度去思考問題,看看什麼樣的方法,才是對對方最有利的解決方案。同時,也是對整個組織最有利的方案。有時候,甚至是犧牲自己的專案也得做!不要懷疑,當人家的專案比你的專案受高層重視,你卻不出手,你的老闆也會強迫你出手相救。這個時候,人情可是你老闆給對方的,不是你給的!您看出這其中的差異了嗎?


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