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| 圖片來源：Microsoft Bing Copilot (GPT-4 enabled) |
「老師，可以跟您請教一個問題嗎？」
「當然可以啊！請說。」
「老師，我有參加一個專案，客戶那邊都不太想用我們做出來的功能，我覺得應該要針對客戶的回饋來修改，可是老闆卻叫我們要多做一些新功能，再去推銷給客戶用，我該聽老闆的？還是聽客戶的？」
「你這麼關心這個專案，那你是這個案子的 PM（專案經理，以下均以 PM 簡稱）囉？」
「不是，老闆只是叫我當這個專案的『負責人』。」
「那你就是 PM 啊！還裝死勒！課都白上了啊你！」
「呵呵呵！也是啦！（搔頭）」
「那我再請教你，你這專案是在做些什麼東西？」
「就用 AI 做履歷和職務的匹配，想說讓 HR 找進來的人能夠更適才適所，降低離職率。」
「所以這個案子的客戶就是 HR 囉？那為什麼他們自己提的專案，自己又不想用呢？」
「老師，不瞞您說，這個案子其實是我們老闆自己想做，再叫我去推銷給 HR 用的，可能是老闆覺得 HR 『應該』很需要這個系統吧。」
「蛤！？你們 team 是人力很多嗎？」
「老師，我們 AI team 確實是 IT 部門裡最多人的小組，不過老闆還在繼續找人耶，老闆想多做一些 AI 的相關應用出來。」
這是我最近到某企業傳授《EZ專案力兩日班》課程，下課後一位學員私下來問我問題的對話。聽到這裡我大概就明白了，原來這是個「某 IT 團隊主管自己想玩 AI 技術」而硬掰出來的專案，根本就不是為了「解決客戶痛點」而產生的專案。
這家客戶沒有獨立的專案管理部門，所以沒有專職的 PM，想當然也不會有完善的專案管理方法。這個學員所提的問題，在我看來，其實就是個職場政治議題，根本就不是專案管理問題。這麼說呢？
據我近三十年的產業經歷觀察，有點野心的研發主管如果想要往上爬得快一點，最常見的作法就是想盡辦法擴編自己的團隊，壯大實力。管的 RD 愈多，在組織內的影響力就愈大，有點像古代的藩鎮割據一樣，王室都得忌憚你三分。現在 AI 議題正夯，很多企業都深怕自己在 AI 的應用上落後競爭對手，只要說找人是要做 AI，公司大多都會全力支持，不敢說 No。不趁此良機大肆招募人才，更待何時呢？
不過話說回來，如果不是因為賺太飽，一個公司怎麼可能這樣浪費人力和金錢，胡搞一些專案出來呢？看看這幾年來美國科技巨頭們的裁員人數就知道了。那既然這個案例是個職場政治議題，專案管理能幫上什麼忙嗎？
如果組織裡沒有「痛點」需要被解決，那就不會有人（專案客戶）提出「需求」。既然沒人提需求，也就沒有「立案的理由」；沒立案的理由，也就不會有人核可預算來做專案。這也意味著，後續那些如何訂定專案目標（要產出些什麼、何時要完成等）、如何制定專案計畫、如何照表操課執行計畫等活動，也壓根就不用再想了。
以上的立案理由、專案目標、時程、預算等，都是一個專案最重要的資訊，也是整個專案團隊必須銘記在心的資訊，因此我們才會需要一份文件，也就是「專案章程（Project Charter）」，來記錄它們並用來做溝通，你也可以把它想成是一份專案的重點說明書。
專案章程就像國家的憲法，專案所有的規劃和執行，都不能脫離這個憲法的規範。你還可以把它看作是一道聖旨，因為它是「專案贊助人」（核准專案取得預算的高階主管）給專案經理「代表贊助人來管理這個專案」的授權書。可是令我很訝異的是，雖然它如此重要，我卻幾乎沒聽過，有哪個企業客戶有在認真做這份文件的。
如果你還是覺得專案章程只是一份無聊無用的制式文件，那我們就再用這位學員的案例來做進一步的探討。
很多公司其實都跟這家企業一樣，沒有獨立的專案管理單位，沒有專職的 PM，組織內的 PM 大都是「臨時」從各單位中抓一位同仁來擔任的。在我從事企業內訓的多年經驗當中可以發現，這樣派出來的 PM，幾乎都和這位學員一樣，內心壓根就不想對這個專案負責，現實上也是閃閃躲躲，總是不想承認自己就是那個必須對案子負責的 PM，即便老闆都已明白指示他就是專案的負責人也沒用。
一個專案最重要的靈魂人物就是 PM，專案的成敗與 PM 的素質是強相關，如果專案一開始 PM 就沒有「足夠強烈的 ownership」，那專案又怎麼可能可以管理得好呢？不過，這也不能怪那些被指派為 PM 的人，畢竟這些人的主要 KPI 多半還是在看他們的專業工作項目，並不是專案到底管得好不好。
你也許會覺得奇怪，PM 的 ownership 跟專案章程又有什麼關係呢？
我這麼問好了，你覺得，一個精明的老闆會不會想確認 PM 有沒有掌握到專案的重點？如果答案是肯定的，你猜，接下來他／她會怎麼做？
你猜對了，除了叫 PM 當場口述一遍專案的重點給自己聽之外，當然還要叫他白紙黑字寫下來，這樣雙方才不會產生溝通誤會，這份寫下來的東西其實就是專案章程。這份 PM 撰寫的文件裏必須明白指出誰是專案的 PM，這除了讓 PM 想賴都賴不掉之外，還象徵著老闆正式為 PM 授權背書，讓 PM 可以照這份專案章程大膽放手去幹。
這看來很小題大作嗎？並沒有！這份文件當然還要有其他更多的專案重點資訊。
比方說，要公司高層同意撥款出來進行專案，立案的理由就得夠有說服力，這部分也就得被清清楚楚地寫進專案章程裏。以這位學員的案例來看，專案的立案緣由也只能寫成「為鍛鍊 AI team 的 AI 技術運用能力，故....」（因為 HR 根本就沒有「履歷和職務匹配」的痛點，也沒有要求 IT 部門幫忙解決它，HR 根本就是局外人！)
所以，如果這家公司有完善的專案管理制度，在公司高層 review 該案的專案章程時，一定會打槍，把案子給擋下來（如果高層腦袋夠清楚的話）。這樣一來，根本也就不會有後面一堆亂七八糟的「專案管理」問題，這位學員也不會有這種困擾了。
你看看，源頭管理有多重要！
最後我給這位學員的忠告是，「聽你老闆的，就算你的想法是對的，也不要跟他 fight，畢竟你的考績是他打得，不是 HR，你的背後根本就沒有『客戶』在挺你，那是你的『妄想』，你這是為誰而戰呢？」
「可是，我想在履歷上多寫一些成功的專案經歷啊！」（你...你...你...這是想離職了是嗎？）
「同學，你一樣可以把你從這個專案學到的寶貴經驗教訓給寫上去啊，如果我是面試官，我會更喜歡看到這樣的自省而不是自吹自擂。再說了，公司付錢給你玩最夯的 AI 技術，也是你的最愛，專案的功能沒人用沒關係，專案失敗也不用你扛責任，這麼好的工作你上哪兒去找呢？」
「對耶！轉個念，好像也不錯。老師你說得對，謝謝老師！」