有同學問我,「老師,用敏捷方法做專案,是不是就可以不用再加班了呢?」
參與過「專案」工作的人,對「加班」這件事肯定都不陌生,而且老實說,真的遇到狀況,應該也很難可以躲得掉,不管你是用傳統式的還是用敏捷式的專案管理方法都一樣。
只是說,有些人加班加得很開心,有些人卻加班加得很傷心;有些人只需偶爾加個班,有些人卻常被迫要加班。為什麼會有這樣的差異呢?加班又怎麼可能會讓人覺得開心呢?
此外,加班對傳統式專案管理的專案團隊,或對敏捷式專案管理的敏捷團隊而言,又會有什麼樣的影響呢?
加班的極限
過去在科技業服務的二十幾年間,不論是外部形勢所逼,還是自己覺得有趣好玩,我都算蠻常加班的,這些加班,有時候確實讓我很鬱悶,不過多數的時候,我還算是開心的。
之所以常加班,並不是因為我天生賤骨頭,其實是因為我在工作中常獲得很大的成就感,知道我的工作可以造福很多人。我不諱言,上司對我績效的肯定以及令我滿意的報酬,當然也是支持我加班的很重要原因。
我承認,過去我的確是個工作狂,在職涯早期,我確實支持該加班就要加班。不過後來我就學到了教訓,一個讓我再次脫胎換骨的寶貴教訓。
我曾經在一個時程非常緊迫的專案後期,要求專案團隊一起努力加班趕工,一週七天都要上班,晚上也要加班(夠狠了嗎?)。而且我還向 CEO 爭取到經費,在公司附近的商旅租下幾間房,讓團隊可以就近夜宿,徹底省掉大家上下班的通勤時間,而且三餐、消夜公司全都包(這才叫做夠狠...)。
在開始加班的頭一週,專案團隊的進展異常神速,士氣非常高昂,缺陷的數量快速下降,成果豐碩。
到了第二週,我發現大家開始出現一點疲態,進度變慢不少。
到了第三週,團隊出現恍神、發呆、打瞌睡的狀況,缺陷的數量竟然開始回升,整體進度根本就是倒退嚕。
這時我才終於警醒,這樣做根本就得不償失,立馬壯士斷腕,讓大家停止加班,趕快回家休息放鬆去。
這個案例讓我得到一個重要的心得:加班當然有救火的作用,但因為加班而帶來的「高績效」,通常只能維持一個禮拜左右,最多不會超過十天,之後就會開始轉為「負績效」。
因此,如果你非得要大家加班不可,那就乾脆來個「高強度加班」,而且就只做一個禮拜,這樣才能既獲得額外的巨大進展,又不會讓團隊筋疲力竭,千萬別像以前的我那樣,「長期」凌遲你的專案團隊。
在此之後服務的另一公司,我們專案經理團隊的最高主管(CTO)也常常告誡我們,「常常加班就是代表你的能力有問題。」剛聽到這話時,很多 PM 都很不服氣,「只會講些幹話,開這麼多案子,人手又不夠,不加班我們能怎麼辦?」
可是後來我發現,會這樣抱怨的都是菜 PM,那些十年以上的資深 PM,縱使信箱裡有一兩萬封 email 未讀,他們的專案也都能順利準時完成。更扯的是,竟然還有時間炒房、炒股,不時出去抽菸打屁哈啦!這到底是怎麼做到的?
後來我漸漸明白了箇中的道理和技巧,我開始學習努力不讓自己加班,也要求部屬們不可以加班(其實我知道,他們還是會偷偷把工作帶回家去做...)。
加班的代價
任何事情都是有代價的,都需要用其他事物來做交換的。比方說,當你把時間花在加班的時候,其實是用「忽略陪伴家人和朋友」去換的;當你用熬夜來加班的時候,其實是需要賠上「你的健康」去換的;當你長期這樣做,其實你也用上了「學習進修停滯」的代價。
如果你長久如此,你對家人的需求和了解可能是不足的,你對朋友的關心和交流可能是不夠的,你的健檢報告可能是滿江紅的,隨著歲月的增長,你的精神、體力和解決問題的創意可能是愈來愈枯竭的,還可能需要常跑診所和醫院。
此外,因為「加班」這個選項「最方便簡單」,隨意動用它也會讓你像吸食嗎啡一樣,上癮之後,就再也不會去想其他方法來避免加班了。
這樣的工作型態,無法長久,不可永續,無法讓你的人生圓滿。員工的人生不圓滿,對組織也不會是好事,組織因為這些負面效應,最終也極有可能失去這些人才。
加班的原因
姑且不論那些單純按時或按件計酬的工作者,我觀察到,專案團隊這種創意型工作者會加班,有幾個主要的原因。
貪圖加班誤餐費
有些公司會依法給付這些費用,不會用「責任制」當藉口來節省成本。這原本是件好事,可是有些人卻只是為了領這些酬勞而加班,別說出去吃個晚餐要一、兩小時了,回來公司也只是在上網或閒聊,根本就沒在工作。
不敢比老闆早走
有些公司的主管是工作狂,而且也希望部屬像他一樣。在這樣的氛圍下,許多人其實是被迫加班,以表示政治正確的,其實這些人,可能根本也沒這麼多工作,不過是技巧性地把八小時的工作打散到十二小時來做罷了(如果加班四小時的話)。
害怕被同事排擠
有些人就是比較強,老早就已經把工作完成,根本也沒需要加班。可是,因為其他同事都還在「努力」加班,所以害怕自己準時下班會顯得太張揚,遭到同事妒忌或排擠,所以也只好陪公子讀書,一起加加班。
調查解決專案問題
既然是「專案」,那就有「新東西」要做,「新東西」就代表「沒做過」,「沒做過」就必然導致「犯錯」的機率升高,「犯錯」會以 bug(產品缺陷)的形式呈現,而這些 bug 必須被及時解決掉,可是有些 bug 異常詭異,難以捉摸,專案團隊就必須花費大量時間和精力去 debug(調查解決缺陷),而這正是多數人加班的主要原因。
追趕專案工作進度
由於專案有第4點描述的特性,專案團隊對「沒做過的工作」的時間估算,本來就不可能太精準,有時候可能過度悲觀(時間估太長),有時候卻又過度樂觀(時間估太少),而根據我帶領專案的多年經驗,大家通常都是太樂觀,這麼一來,為了守住時程,加班就自然成了「最方便簡單」的選項了,而這也是許多人加班的另外一個主因。
除了最後兩個原因「看似正當」之外,其他的加班讓大家看似很忙,其實根本是毫無意義的假象,對組織和個人而言,絕非好事。
那麼,我們還能在哪些方面做努力,來避免或減少加班呢?
如何減少加班
健全專案管理制度
做專案是一種團隊合作,如果方法和流程不對,團隊成員之間的協調就會亂,接下來是亂上加亂,最後產生一堆延誤、超支、品質瑕疵的症狀,此時「加班」這個小惡魔就很容易有機可乘,變成上面的第 4、第 5 點加班原因。
「精進團隊的合作方法和流程」是最有效又省成本的手段,不需要增加什麼額外的人力,也不會增加什麼太昂貴的設施,為什麼我們不把此當作第一優先的改進手段呢?
精進專案人員能力
我們都知道人不好找,尤其是「好人才」更難找,在少子化的潮流趨勢下,以後只會愈來愈難找人。與其耗費大量時間精力從外部招聘,還未必能留住人,為什麼我們不好好盤點一下,既有員工還欠缺哪些執行專案的能力呢?
也許只要給予一點點適當的培訓,他們就能在專案工作上效率大增,如虎添翼也說不定。
改變不良組織文化
組織文化怎麼來的?不就是上行下效而來的嗎?主管不要帶頭加班,甚至可以明令禁止加班,諸多不當加班自然就會消失大半。建制度、給培訓、以身作則,「領導管理」不就這麼回事嗎?
如果主管們願意,我想這一點也不難,也不花什麼額外的成本,是吧?
補足人力
好人才難覓,成本也愈來愈高,如果上面幾點都不做,或無法問心無愧說盡力了,那我們憑什麼去跟老闆要更多的人呢?
沒做好專案管理制度和計畫,人才也沒好好培訓,組織文化也不想改,既無努力也沒依據,我們是要怎麼理直氣壯地去跟老闆要人呢?
這也就是為什麼我把「加人」放在最後一個選項的原因。
結論
不管是傳統式的專案管理,還是敏捷式的專案管理,本文所談的觀念,都是一體適用的。班不是不能加,關鍵在於,什麼時候適合啟動加班?每天可以加多少小時?整個加班活動可以衝幾天?強度和時間拿捏好,不要讓團隊疲乏掉就好。
專案管理的流程和方法是「硬技術」,而「加班」則是一門要謹慎使用的「軟藝術」啊!