有同學問我，「老師，用敏捷方法做專案，是不是就可以不用再加班了呢？」
參與過「專案」工作的人，對「加班」這件事肯定都不陌生，而且老實說，真的遇到狀況，應該也很難可以躲得掉，不管你是用傳統式的還是用敏捷式的專案管理方法都一樣。
只是說，有些人加班加得很開心，有些人卻加班加得很傷心；有些人只需偶爾加個班，有些人卻常被迫要加班。為什麼會有這樣的差異呢？加班又怎麼可能會讓人覺得開心呢？
此外，加班對傳統式專案管理的專案團隊，或對敏捷式專案管理的敏捷團隊而言，又會有什麼樣的影響呢？
加班的極限
過去在科技業服務的二十幾年間，不論是外部形勢所逼，還是自己覺得有趣好玩，我都算蠻常加班的，這些加班，有時候確實讓我很鬱悶，不過多數的時候，我還算是開心的。
之所以常加班，並不是因為我天生賤骨頭，其實是因為我在工作中常獲得很大的成就感，知道我的工作可以造福很多人。我不諱言，上司對我績效的肯定以及令我滿意的報酬，當然也是支持我加班的很重要原因。
我承認，過去我的確是個工作狂，在職涯早期，我確實支持該加班就要加班。不過後來我就學到了教訓，一個讓我再次脫胎換骨的寶貴教訓。
我曾經在一個時程非常緊迫的專案後期，要求專案團隊一起努力加班趕工，一週七天都要上班，晚上也要加班（夠狠了嗎？）。而且我還向 CEO 爭取到經費，在公司附近的商旅租下幾間房，讓團隊可以就近夜宿，徹底省掉大家上下班的通勤時間，而且三餐、消夜公司全都包（這才叫做夠狠...）。
在開始加班的頭一週，專案團隊的進展異常神速，士氣非常高昂，缺陷的數量快速下降，成果豐碩。
到了第二週，我發現大家開始出現一點疲態，進度變慢不少。
到了第三週，團隊出現恍神、發呆、打瞌睡的狀況，缺陷的數量竟然開始回升，整體進度根本就是倒退嚕。
這時我才終於警醒，這樣做根本就得不償失，立馬壯士斷腕，讓大家停止加班，趕快回家休息放鬆去。
這個案例讓我得到一個重要的心得：加班當然有救火的作用，但因為加班而帶來的「高績效」，通常只能維持一個禮拜左右，最多不會超過十天，之後就會開始轉為「負績效」。
因此，如果你非得要大家加班不可，那就乾脆來個「高強度加班」，而且就只做一個禮拜，這樣才能既獲得額外的巨大進展，又不會讓團隊筋疲力竭，千萬別像以前的我那樣，「長期」凌遲你的專案團隊。
在此之後服務的另一公司，我們專案經理團隊的最高主管（CTO）也常常告誡我們，「常常加班就是代表你的能力有問題。」剛聽到這話時，很多 PM 都很不服氣，「只會講些幹話，開這麼多案子，人手又不夠，不加班我們能怎麼辦？」
可是後來我發現，會這樣抱怨的都是菜 PM，那些十年以上的資深 PM，縱使信箱裡有一兩萬封 email 未讀，他們的專案也都能順利準時完成。更扯的是，竟然還有時間炒房、炒股，不時出去抽菸打屁哈啦！這到底是怎麼做到的？
後來我漸漸明白了箇中的道理和技巧，我開始學習努力不讓自己加班，也要求部屬們不可以加班（其實我知道，他們還是會偷偷把工作帶回家去做...）。
加班的代價
任何事情都是有代價的，都需要用其他事物來做交換的。比方說，當你把時間花在加班的時候，其實是用「忽略陪伴家人和朋友」去換的；當你用熬夜來加班的時候，其實是需要賠上「你的健康」去換的；當你長期這樣做，其實你也用上了「學習進修停滯」的代價。
如果你長久如此，你對家人的需求和了解可能是不足的，你對朋友的關心和交流可能是不夠的，你的健檢報告可能是滿江紅的，隨著歲月的增長，你的精神、體力和解決問題的創意可能是愈來愈枯竭的，還可能需要常跑診所和醫院。
此外，因為「加班」這個選項「最方便簡單」，隨意動用它也會讓你像吸食嗎啡一樣，上癮之後，就再也不會去想其他方法來避免加班了。
這樣的工作型態，無法長久，不可永續，無法讓你的人生圓滿。員工的人生不圓滿，對組織也不會是好事，組織因為這些負面效應，最終也極有可能失去這些人才。
加班的原因
姑且不論那些單純按時或按件計酬的工作者，我觀察到，專案團隊這種創意型工作者會加班，有幾個主要的原因。
貪圖加班誤餐費
有些公司會依法給付這些費用，不會用「責任制」當藉口來節省成本。這原本是件好事，可是有些人卻只是為了領這些酬勞而加班，別說出去吃個晚餐要一、兩小時了，回來公司也只是在上網或閒聊，根本就沒在工作。
不敢比老闆早走
有些公司的主管是工作狂，而且也希望部屬像他一樣。在這樣的氛圍下，許多人其實是被迫加班，以表示政治正確的，其實這些人，可能根本也沒這麼多工作，不過是技巧性地把八小時的工作打散到十二小時來做罷了（如果加班四小時的話）。
害怕被同事排擠
有些人就是比較強，老早就已經把工作完成，根本也沒需要加班。可是，因為其他同事都還在「努力」加班，所以害怕自己準時下班會顯得太張揚，遭到同事妒忌或排擠，所以也只好陪公子讀書，一起加加班。
調查解決專案問題
既然是「專案」，那就有「新東西」要做，「新東西」就代表「沒做過」，「沒做過」就必然導致「犯錯」的機率升高，「犯錯」會以 bug（產品缺陷）的形式呈現，而這些 bug 必須被及時解決掉，可是有些 bug 異常詭異，難以捉摸，專案團隊就必須花費大量時間和精力去 debug（調查解決缺陷），而這正是多數人加班的主要原因。
追趕專案工作進度
由於專案有第４點描述的特性，專案團隊對「沒做過的工作」的時間估算，本來就不可能太精準，有時候可能過度悲觀（時間估太長），有時候卻又過度樂觀（時間估太少），而根據我帶領專案的多年經驗，大家通常都是太樂觀，這麼一來，為了守住時程，加班就自然成了「最方便簡單」的選項了，而這也是許多人加班的另外一個主因。
除了最後兩個原因「看似正當」之外，其他的加班讓大家看似很忙，其實根本是毫無意義的假象，對組織和個人而言，絕非好事。
那麼，我們還能在哪些方面做努力，來避免或減少加班呢？
如何減少加班
健全專案管理制度
做專案是一種團隊合作，如果方法和流程不對，團隊成員之間的協調就會亂，接下來是亂上加亂，最後產生一堆延誤、超支、品質瑕疵的症狀，此時「加班」這個小惡魔就很容易有機可乘，變成上面的第 4、第 5 點加班原因。
「精進團隊的合作方法和流程」是最有效又省成本的手段，不需要增加什麼額外的人力，也不會增加什麼太昂貴的設施，為什麼我們不把此當作第一優先的改進手段呢？
精進專案人員能力
我們都知道人不好找，尤其是「好人才」更難找，在少子化的潮流趨勢下，以後只會愈來愈難找人。與其耗費大量時間精力從外部招聘，還未必能留住人，為什麼我們不好好盤點一下，既有員工還欠缺哪些執行專案的能力呢？
也許只要給予一點點適當的培訓，他們就能在專案工作上效率大增，如虎添翼也說不定。
改變不良組織文化
組織文化怎麼來的？不就是上行下效而來的嗎？主管不要帶頭加班，甚至可以明令禁止加班，諸多不當加班自然就會消失大半。建制度、給培訓、以身作則，「領導管理」不就這麼回事嗎？
如果主管們願意，我想這一點也不難，也不花什麼額外的成本，是吧？
補足人力
好人才難覓，成本也愈來愈高，如果上面幾點都不做，或無法問心無愧說盡力了，那我們憑什麼去跟老闆要更多的人呢？
沒做好專案管理制度和計畫，人才也沒好好培訓，組織文化也不想改，既無努力也沒依據，我們是要怎麼理直氣壯地去跟老闆要人呢？
這也就是為什麼我把「加人」放在最後一個選項的原因。
結論
不管是傳統式的專案管理，還是敏捷式的專案管理，本文所談的觀念，都是一體適用的。班不是不能加，關鍵在於，什麼時候適合啟動加班？每天可以加多少小時？整個加班活動可以衝幾天？強度和時間拿捏好，不要讓團隊疲乏掉就好。
專案管理的流程和方法是「硬技術」，而「加班」則是一門要謹慎使用的「軟藝術」啊！