專案管理輔導紀實-國境之南篇

    在我企業內訓接案的對焦經驗裡,有不少客戶,其「原本想要」的服務,其實可能根本就不是該公司「真正需要」的。只是有些客戶會認真聽你講,願意讓你的專業說服,走對路,預算用對地方;有些客戶則是早有定見,只想交差了事(如,老闆交代、消化預算、有培訓紀錄),任憑你說破了嘴也沒有用。

    當然啦,生意就是生意,能成交而且雙方都滿意就好,沒什麼對錯的問題。只是以我立場而言,既然客戶你付了錢,也讓員工花了時間,能讓員工有巨大收穫,能讓組織的問題獲得解決,這樣的合作不是會更有意義一些嗎?

    2020 年倒數最後幾天,我收到來自一家南部電子大廠人資經理的來信,目的是想要邀約敏捷課程顧問輔導服務。這個案子頗為戲劇化,也有些峰迴路轉,不過,最後的結果是,我把該公司「原本想要」的服務,轉變成該公司「真正需要」的方案,而且事後成效極大,滿意度極高。

    首次對焦會議:人資經理

    在和客戶人資經理 Jean(化名)進行一個小時的對焦電話會議時,我充分感受到她在培訓方面的高度專業和豐富經驗,雖然如此,她卻仍很能尊重我方專業。因此,我建議對方先進行EZ專案一日班課程培養基礎,協調一致專案管理上的共通語言、方法和工具,接著再挑選一個真實專案來接受傳統式專案管理輔導,而非給 Jean 原本想要,卻可能不太合適的敏捷式專案管理輔導

    會議進展似乎相當順利,本公司也在會後五天內,就立即提供對方一份客製化的「專案管理輔導企劃案」,並請 Jean 邀請各相關單位決策主管和總經理,共同針對此企劃案進行第二次對焦會議。可是萬萬沒有想到,本案竟然就此石沉大海,無聲無息!

    當時我也很不解,整個溝通過程似乎沒有什麼地方有出問題,怎麼會醬子?Business 就是這樣,不保證你的前期投資一定會有回報,也無法保證自己的理解和判斷是真正對的。我只能告訴自己,「謀事在人,成事在天」,盡了力就好(菸啊不然勒)。

    就在我已經漸漸淡忘掉這個案子,三個半月後 Jean 又來了封信,而且還急著想要我南下,去進行先前我建議過的那個「專案管理輔導企劃案」對焦會議。

    由於對方曾「無故」冷凍本案三個半月,老實說,我並不抱什麼希望,因此也不打算投入太多時間和金錢於此,於是我提議以視訊會議取代南下出席現場開會。沒想到對方竟很乾脆地一口答應。就這樣,本案又開始復活,動了起來。

    二次對焦會議:高階決策主管群

    視訊會議當天除了 Jean 以外,還有研發、製造、銷售等單位的協理與副總,加上總經理,共有五位最高主管與會。在我做完個人學經歷、業界實績和「專案管理輔導企劃案」的簡報之後,總經理率先開了金口。

    「謝謝盧老師這麼完整的介紹,您是我見過的這麼多顧問裡頭,第一次見面就把資料做這麼完整的,您真的是第一位。我們見過這麼多位顧問,每個都只是口頭說他有多厲害多厲害,但是有實際展現實績,然後把未來的輔導規劃做這麼完整的,老實講,您真的是第一位。果然在國際大公司待過的,還是有一定的功力。」

    「哪裡哪裡,謝謝總經理的美言!」我也客套地回了話。生意談多了,我也知道客套話永遠不嫌多。事實上,合約沒簽下來之前,你都無法確定對方是不是想玩真的。

    不過這位總經理也不是第一天出來混的,這種高階決策主管會這樣公開說出此等評價,想必也有相當程度的真實。譬如,他找過很多其他顧問談過了、他對其他顧問的專業相當不滿意等,這些聽起來都相當具體。

    話雖如此,直到會議結束,對方也都還沒有鬆口,說有要簽約之意。畢竟此案對公司的整體運作影響甚鉅,案子的總金額也為數不小,金額大到得由總經理上簽到董事會核可才行。

    「專案管理顧問輔導服務」的篩選決策

    事後我才知道,原來 Jean 在第一次電話會議時,就已被我方的輔導鐘點費報價驚嚇一次,後來又被「專案管理輔導企劃案」裡的規劃時數再驚嚇第二次,因此,在公司總預算有限的情況下,便轉而尋求其他顧問公司的服務。

    以價格思維來主導顧問輔導服務的篩選,可能最後會落得「貨比三家吃虧」的窘境。這怎麼說呢?

    客戶花了三個多月的時間,耗時費神地到處貨比多家,結果最後還是回頭向本公司下單採購了數十小時的「專案管理顧問輔導服務」,儘管最後證明選擇我方是對的決策,但客戶原本預計接受輔導的專案,可能早就因為此決策的延誤而開始 delay 了,相對的金錢損失可能會更大。這樣一來一回,時間也被拖掉了,錢也沒有省到,這不是「賠了夫人又折兵」嗎?「一分錢一分貨」還是有它的硬道理的。

    顧問輔導服務賣的是顧問數十年的實戰經驗智慧資產,自然是價高且硬。輔導要有效,當然得給顧問足夠時間去深入了解專案和團隊成員,否則也將難以給出合適的建議作為。但當客戶預算有限,又想兼顧成效時,又該怎麼辦呢?

    坦白說,其實這也只能從調減輔導時數下手,只不過這種做法一定得有個配套,就是必需「加重受輔導對象課前作業的量」,以稍彌補時數的不足並加快輔導活動的進行速度。本案就是據此原則,經好幾輪討論修訂才簽約的。

    這些到簽約前為止,顧問的所有投入都是獨家客製化,不僅是顧問真實功力的展現,不怕被你偷走,而且也不收費,這才是一個有真功夫的顧問會做的事,而不是東留一手,西留一手,深怕客戶偷走你的東西。

    為什麼是本公司的「專案管理顧問輔導服務」?

    談到這裡,不知道你有沒有感到好奇,為什麼客戶在預算有限的情況下,還是選擇了本公司的顧問輔導服務?又為什麼非要這麼急著進行此輔導案不可呢?

    原來,客戶公司對外面臨激烈的市場競爭,對內遭遇多數員工長期安逸,心態日趨保守的問題,包括,應變意願低落、研發和生產技術落後業界平均水準、產品專案無不延誤超支,以及產品良率過低不穩定等。總經理形容,公司根本就已經到了生死存亡的臨界點,組織變革勢在必行,而且還得夠快。

    想當然耳,這些問題絕非是一天所造成的,總經理當然也不可能是現在才看到問題,那為什麼一家二十幾年的公司,到「現在」才要下定決心動起來呢?

    原來,現任總經理五年前才被挖角空降進來,取代原先的總經理,當時的目標便是要提升公司營運績效,可是幾年努力下來,進展卻很有限,外部競爭壓力卻愈來愈大,速度愈來愈快,總經理承受的壓力不可言喻。因此從去年起,總經理便下定決心,要尋找外部專業顧問服務來助自己一臂之力。

    問題來了,那到底應該選擇什麼領域的顧問輔導服務,才能夠立竿見影地達到這樣的目標呢?沒錯,正是專案管理的制度化專案管理技巧的培養。這部份的確是客戶公司所嚴重欠缺的,也是業務出身的總經理所不熟悉的領域,不過這卻恰恰是本公司的專業強項之一,因此也就榮獲青睞了。

    公司靠銷售產品獲利,產品靠專案來研發測試完成,專案管理得宜,產品就能如期量產、銷售、獲利。公司獲利,就能引進更多好人才和好設備。更多好人才和好設備,就能打造更強大的研發能量和量產技術。這些能量和技術,會回頭讓專案的進展更為順利,因而形成一個良性的循環。

    由此可見,專案管理能力確實是組織最根本的核心能力。這部分若沒有做好,徒有一群研發高手團隊,合作起來也會變成 1 + 1 < 2 的窘境。總經理選擇在這個領域來導入顧問輔導服務,的確是對症下藥,最直接有效,相當精明有遠見。

    本公司的「專案管理顧問輔導服務」在傳授些什麼?

    一個「專案管理輔導案」本身也是一個專案,也需要被好好管理才能夠順利結案,而顧問就是這輔導案的 PM,一樣也需要具備豐富的專案管理實戰經驗才行。如果你以為,輔導只不過是訂出活動的項目和時程,然後照表操課就行了的話,那誤會可就大了。

    「專案管理」四個字,乍看之下似乎是在管「事」而已,然而這並非事實。「事」由「人」為,故若「人」管不好,則「事」便不可能好。因此,我會把「專案管理」這四個字詮釋為「管人如何做事的技術和藝術」,這當中包含人的做事方法和態度,方法是技術,態度是藝術,而這些都是一個顧問在輔導時,該真正關注和聚焦之處。接下來,我就來分享一下為什麼。

    一個「專案管理輔導案」當然會有詳細的輔導流程、活動項目、活動時數和相關時程,因為簽約時要核算費用,執行時要照著此表操課。不過,想讓客戶端「不認識你的人」,「依你的認知和期望」,「正確照表操課」,可沒有這麼理所當然。通常在真正執行案子的時候,都會發生一大堆你難以理解的狀況。沒錯,這正是考驗一個顧問專案管理能力經驗有多強大的時候。

    記得我的一位前主管曾經這麼說過,「如果 PM以為發發 email,別人就會照表操課不出狀況,那公司為什麼還需要你這個 PM? 用電腦程式當 PM,自動發 email 給大家就好啦?」

    這的確很有道理。人畢竟是人,就是可能誤會、可能偷懶、可能犯錯。這些人性相關的負面因素,得靠 PM 以「人」的角度去思考觀察,並適時提醒、催促、監控,有時還需要些恐嚇或利誘,才能讓專案都順利成功。

    那麼「事」又如何呢?這部分我倒認為反而簡單,反正「事」要被宣告完成,品質總得先通過一系列的驗收條件才行。關鍵在於,那些「做事的人」有沒有因疏忽或偷懶,而沒把工作做到位?那些「執行測試的人」有沒有因疏忽或偷懶,而沒把品質瑕疵給揪出來?這一切還是回歸到「人」的態度或能力有沒有被管理好的問題。

    專案管理輔導顧問,除了必須教授具體的步驟、流程、工具,以及高效工作技巧等「做事技術」之外,更重要的是,顧問還必須具備使用和示範「做事藝術」的能力。

    打個比方,接受輔導的同仁對顧問很生疏,毫無情感聯繫,不太可能對顧問吐露真正心聲,甚至還有可能帶有敵意,以錯誤的訊息刻意誤導顧問,以免暴露自己的弱點或缺失。遇到這類情況,顧問必須有強大的批判性邏輯思考能力才不會被誤導,必須用適當的語氣和用詞,不斷地向對方提問,且處處問對重點,這樣才能夠有效逼問出事實真相,讓輔導的產出物是正確有效的,而且還不會令對方難堪而翻臉。

    這並不容易,需要同時展現強大的提問技術和藝術,也要時時觀察現場氛圍做動態調整。顧問在做這件事的時候,其實也同時是在傳授「一個 PM 所需要具備的強大邏輯能力和溝通能力」。

    客戶參與度與評價

    2020年倒數第四天時開始,到 2021 九月中結案,整個輔導案歷經冷凍期、重新啟動上課、新冠肺炎本土疫情爆發暫時中斷、疫情趨緩重新啟動輔導,波折可說不少,不過最後總算順利成功結案。

    整個輔導案,總經理極為尊重我的所有建議,我不諱言,總經理的完全支持和親自投入是整個輔導案成功的最大關鍵。總經理不僅帶著當初參加對焦會議的四位高階主管全程參與所有輔導活動,充分掌握所有的輔導狀況和輔導內容,還即時補充或更正了許多場上同仁對我提問的回答,讓輔導的成效增色不少。

    經過這些過程,我們還發現並彌補了不少上下階層同仁之間的觀點差異和溝通誤解,讓主管與部屬之間的合作更加順暢,而這也正是我這個顧問所非常樂見的意外綜效。

    不僅如此,總經理在最後一次輔導時也對全體學員表示,一定會成立獨立的專案管理部,配置數位專案經理,直屬總經理主導的高階主管委員會,負責管控並定期審查全公司的重要專案,而且是在輔導案結束後就馬上開始運作。這些都在在向全公司宣示,總經理是玩真的,這樣的決心,我敢保證,一定會成功有效。

    以下就是在輔導過程中,總經理曾經對本案表示過的一些評價。感謝總經理的全力支持與美言!

    • 「我跟各位同仁說,我自己本身有美國律師執照,我敢說,盧老師的犀利的邏輯思考能力,絕對夠資格在美國擔任律師!」
    • 「盧老師今天的很多提問,連我都聽得頭皮發麻,嚇出一身冷汗,這些問題已經是我們這些坐在後面的高階主管群該想該做,可是卻還沒開始想、還沒開始做的!」
    • 「各位同仁真的要很珍惜這次的輔導機會,盧老師今天講的這些都是很寶貴的實戰經驗,外面根本就找不到資料學的,連我自己都學到很多。」

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